Raport z ankiety – jak napisać?

Raport z ankiety, właściwie przygotowany dopełni i zamknie całe badanie ankietowe w jedną, spójną całość. W ciągu ostatnich kilku lat ankieta stała się jednym z najpopularniejszych systemów ewaluacyjnych w polskim środowisku pracowniczym. Nic w tym dziwnego. Ten sposób badania bardzo szybko zyskał renomę taniego i uniwersalnego narzędzia, które warto mieć zawsze pod ręką. O tym, jak krok po kroku stworzyć idealną ankietę online pisaliśmy jakiś czas temu. Warto jednak pamiętać, że samo przeprowadzenie ankiety lub jakiegokolwiek innego rodzaju badania to  dopiero połowa sukcesu.

Niezależnie od tego, czy tego typu analizę przeprowadzamy na polecenie zarządu firmy, naszego bezpośredniego przełożonego, czy też na użytek wewnętrzny działu kadr, dla osób zapoznających się z efektami naszej pracy najistotniejszym elementem ankiety będzie tak naprawdę lektura jednego, konkretnego dokumentu. To tzw. raport ewaluacyjny – zbiór wniosków, obserwacji i rekomendacji, sporządzony w oparciu o informacje zebrane w toku badania.

Tego typu opracowanie jest nie tylko jedynym namacalnym świadectwem naszej pracy nad ankietą. Jego treść często stanowi bezpośrednią podstawę dla podejmowania ważnych decyzji w firmie. Warto upewnić się, że raport z ankiety został opracowany w sposób rzetelny, obiektywny i kompletny.

Poniżej przedstawiamy zbiór najważniejszych elementów, które powinny znaleźć swoje miejsce w każdej dobrej analizie z ankiety.

1. Cel ankiety

Określenie podstawowego przedmiotu ankiety jest fundamentem każdego dobrego raportu z ankiety. Przede wszystkim należy określić konkretny cel badawczy, a więc to, co chcemy osiągnąć poprzez przeprowadzenie badania. Na przykład ustalić czynniki wpływające na poziom zaangażowania w firmie wśród pracowników.

Ponadto, jeśli przeprowadzenie ankiety jest efektem jakiegoś szczególnego wydarzenia w życiu firmy lub niepokojącego trendu, zdecydowanie warto dołączyć powyższe informacje do celu ankiety. Tego typu kontekst sytuacyjny może mieć bowiem znaczny wpływ na wyniki przeprowadzonej ankiety, zaburzając miarodajność uzyskiwanych w ten sposób informacji.

Hipoteza

W sytuacjach, w których dysponujemy prawdopodobną odpowiedzią na pytanie zadane w ramach analizowanego przez nas problemu badawczego, warto cel takiego badania określić w postaci hipotezy. Na przykład: oferowanie świadczeń w ramach systemu Benefit zwiększa poziom satysfakcji z pracy wśród pracowników.

W rezultacie, tego typu analiza zamiast ujawniać wszystkie możliwe przyczyny wzrostu niezadowolenia w pracy (a więc zarówno statystycznie istotne, jak i nieistotne), pozwoli nam na bardzo dogłębne zweryfikowanie jednej wiarygodnej hipotezy oraz jej definitywne odrzucenie bądź potwierdzenie.

Pamiętajmy, że określenie przedmiotu i celu badania pełni rolę swoistego kompasu dla dalszych części naszego raportu, nieustannie wyznaczając kierunek, w którym powinniśmy podążać podczas opisywania przebiegu oraz rezultatów całego badania. Nie bójmy się więc powracać do tej sekcji w celu upewnienia się, że zmierzamy w dobrą stronę i nie zbaczamy z prawidłowo obranego kursu.

2. Metodologia ankiety

W tej sekcji raportu opisujemy sposób, w jaki ankieta została przeprowadzona, dzięki czemu odbiorca badania może uzyskać wgląd w jego ogólną strukturę. Do najważniejszych informacji, które warto w tym miejscu przekazać należą kolejno:

• Narzędzie badawcze: ankieta online, ankieta telefoniczna, ankieta jawna lub anonimowa, inna.;
• Dobór badanych: średni wiek i staż pracy, rozkład płci i zajmowanych stanowisk oraz ogólna ilość badanych wraz z krótkim uzasadnieniem doboru właśnie takiej próby na potrzeby badania;
• Struktura pytań: pytania otwarte, zamknięte, jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru oraz ich ogólna ilość osób, które wzięły udział w badaniu;
• Termin badania: w przypadku niektórych typów badań moment ich przeprowadzenia może mieć istotny wpływ na uzyskane wyniki;
• Odsetek braków odpowiedzi: jeśli osoby badane z jakiegoś powodu wyjątkowo często nie były w stanie udzielić odpowiedzi na wybrane pytanie warto bliżej przyjrzeć się jego treści. Dzięki temu w przyszłości będziemy mogli uniknąć podobnych przypadków, kiedy to część naszej ankiety staje się dla nas nieprzydatna.

3. Wyniki ankiety

Wyniki badania i ich prezentacja to jedna z prostszych czynności, jednak na tym etapie warto również pamiętać o dobrych praktykach:

• Obiektywizm – przedstawienie wyników ankiety powinno się ograniczać do maksymalnie rzetelnego opisania obiektywnie zebranych przez nas danych. Zatem na tym etapie unikajmy wyrażania własnych ocen;
• Szczegółowość – jeżeli struktura odpowiedzi na dane pytanie różni się między grupami badanych (np. ze względu na płeć), warto przedstawić zarówno wyniki łączne, jak i cząstkowe dla każdej ze wspomnianych grup. W ten sposób możemy być pewni, że nie pominęliśmy w naszym raporcie żadnych istotnych informacji lub zależności;
• Przejrzystość – nawet najbardziej wartościowe dane mogą pozostać niezauważone, jeśli przedstawimy je w sposób mało czytelny. Warto zainwestować dodatkowy czas w grafikę raportu – różnorodne wykresy to nieoceniona pomoc przy prezentacji nawet z pozoru nieszczególnie ciekawych danych.

4. Analiza i interpretacja wyników ankiety

Analiza i interpretacja wyników badania to niewątpliwie najważniejsza i zarazem najtrudniejsza część raportu z ankiety. Nadszedł bowiem moment na przedstawienie wniosków, które wyciągnęliśmy w oparciu o dane zaprezentowane w poprzedniej sekcji. Jeśli celem ankiety było uzyskanie konkretnych informacji (np. przyczyn niezadowolenia w pracy), w tej sekcji należy wyraźnie wskazać jakiego rodzaju dane udało nam się wypracować, opierając się przy tym na dokładnych wartościach liczbowych lub procentowych.

Jeżeli założeniem badania było zweryfikowanie prawdziwości hipotezy (np. oferowanie świadczeń w ramach systemu Benefit zwiększa poziom satysfakcji z pracy wśród pracowników), w tym segmencie raportu powinniśmy podsumować, czy teza ta została potwiedzona, czy też zanegowana, także w tym przypadku opierając się na zgromadzonych uprzednio źródłach informacji.

Warto przy tym zauważyć, że tworzenie własnych konkluzji następuje w istocie w poprzez dokonywanie pewnego rodzaju generalizacji i uogólnień.

Zatem nasze obserwacje za każdym razem będą wynikiem pewnej subiektywnej oceny. W celu zniwelowania wpływu czynnika ludzkiego na treść analizy raportu warto pamiętać o dwóch zasadach:

• Prymatu Danych Liczbowych – nie da się bowiem ukryć, że dla każdego z nas pojęcia takie jak: „mniejszość”, „większość”, „znaczny wzrost” i inne tzw. pojęcia nieostre mają odrobinę inne znaczenie. Dlatego też, w celu zapewnienia jednakowego odbioru prezentowanych przez nas treści przez wszystkich odbiorców ankiety starajmy się, aby każde tego typu wyrażenie zostało podparte konkretną daną liczbową lub statystyczną, zaczerpniętą wprost z sekcji wyników ankiety;
• Pozornej Korelacji – ponieważ związek występujący pomiędzy dwoma zdarzeniami wcale nie musi oznaczać, że jedno z nich jest skutkiem drugiego. Przykładowo, przyjmijmy na moment, że 100% pracowników niezadowolonych z jakiegoś aspektu swojej pracy w przeciągu 3 letniego stażu w firmie było choć raz na zwolnieniu chorobowym. Czy powyższe oznacza jednak, że przyczyną niezadowolenia w pracy jest sam fakt zachorowania, tylko dlatego, że występuje pomiędzy nimi korelacja (współwystępowanie)? Powyższa zasada jest szczególnie istotna w przypadku ankiet starających się stwierdzić występowanie określonego związku przyczynowo-skutkowego.

W naszym poradniku piszemy więcej o tym jak najlepiej analizować wyniki ankiety.

5. Podsumowanie i rekomendacje — raport z ankiety

To ostatnia część raportu, która sprowadza się do zwięzłego przedstawienia wniosków z całego badania oraz wystosowania rekomendacji w zakresie dalszego postępowania firmy. Pamiętajmy, że tego typu zalecenia mają charakter niewiążących wskazówek, zatem ich sformułowanie nie wymaga od nas dochowania jakiejkolwiek szczególnej formy.

Jeśli nasza ankieta finalnie przybrała kształt naprawdę obszernego dokumentu, warto samą sekcję podsumowania umieścić raz jeszcze w górnej części dokumentu: raport z ankiety. W ten sposób wyniki naszej analizy staną się przystępne także dla tych osób, które niekoniecznie znajdą czas na zapoznanie się z pełną treścią dokumentu.

Raport z ankiety na platformie Webankieta

Mamy nadzieję, że po lekturze niniejszego poradnika odpowiedź na pytanie jak stworzyć raport z ankiety nie będzie stanowiło problemu. Jak zatem widać, „nie taki diabeł straszny, jak go malują”.

Raport z ankiety stworzysz bez problemu wykorzystując nasze najnowsze narzędzie – kreator raportów. Dzięki temu będziesz w stanie dowolnie spersonalizować swój raport – wybrać istotne pytania, przefiltrować je, dodać opisy a nawet własną kolorystykę. Tak spersonalizowany raport wygodnie roześlesz do zainteresowanych osób w postaci wygodnego linku.

Załóż darmowe konto i wypróbuj możliwości naszej platformy przez 14 dni.

Więcej o tym jak korzystać z Kreatora Raportów dowiesz się z poniższych materiałów:

Poradnik – opis krok po kroku jak stworzyć raport
Wprowadzenie do raportów – opis narzędzia i wideo wprowadzające

Przykładowy raport (jako link html) – nowy, wygodny sposób na dzielenie się raportem z zainteresowanymi osobami
Przykładowy raport udostępniony publicznie przez jednego z naszych klientów
Przykładowy raport (jako PPTX) – opórcz tego, w panelu użytkownika wyeksportujesz również raport zbiorczy w formacie PDF, DOCX, PPT.