Gdyby porównać dowolne badanie ankietowe do kina, powiedzielibyśmy, że prezentowanie wyników ankiety jest jak monolog głównego bohatera w kulminacyjnej scenie. Od wiarygodności i jasności przekazu decyduje nieraz powodzenie całej produkcji. W tym artykule pokażemy, jak skutecznie przedstawić zebrany feedback grupie odbiorców, a także przekonamy się, że raporty z badań mają w sobie coś z… Barbie i Oppenheimera.
Skoro o filmach mowa. Pamiętacie finałową scenę Listy Schindlera? Ocaleni z Holocaustu i aktorzy, grający w produkcji Stevena Spielberga, odwiedzają grób Oskara Schindlera i – zgodnie z żydowskim zwyczajem – kładą na nim kamienie. To znak szacunku i symboliczne podziękowanie człowiekowi, który uratował ponad tysiąc osób przed pewną śmiercią.
Bohaterowie tej niemej sceny nie potrzebują słów, by nas poruszyć.
Scena ta idealnie obrazuje złotą zasadę kinematografii. Show, don’t tell. Dobre zdjęcie wyraża więcej niż tysiąc słów. Reguła ta sprawdza się nie tylko w rękach mistrzów kina. Literatura, teksty marketingowe, reklamy telewizyjne i multimedialne – kreatywni twórcy czerpią z niej pełnymi garściami, bo każdy z nich wie, że ma tylko moment, by zyskać uwagę odbiorcy.
Kto kiedykolwiek prezentował wyniki badania, doskonale wie, o czym mowa.
Złota trójka badań ankietowych
Nie tylko sztuka ma swoje prawa. Również tak prozaiczna czynność, jak ankiety internetowe dla CX, HR, czy badań rynku, mają swoje złote zasady.
– Każde kompletne badanie składa się z trzech elementów – przypomina Paweł Kruszewski, Account Manager platformy Webankieta. – To stworzenie ankiety, zebranie wyników i ich zaprezentowanie w zrozumiałej dla konkretnych odbiorców formie.
O ile etapy badań ankietowych nie różnią się, bez względu na to, czy dotyczą doświadczeń klientów, relacji pracowniczych, czy oczekiwań rynku, tak sposób przedstawienia ich wyników zależny jest do tego, kto realizuje badania i wyciąga na ich podstawie wnioski.
Raport z badania – co to takiego?
TL;DR
Każda skuteczna forma podzielenia się wynikami ankiety.
Sięgnijmy po szerszą definicję:
Raportem nazywamy (przeważnie) wyselekcjonowany zbiór najbardziej potrzebnych danych zgromadzonych w trakcie badania. Można je przedstawić za pomocą wykresów, tabel, trendów, filtrów lub rankingów, albo opisać słownie.
Bez względu na formę, celem raportu jest rzetelne przedstawienie danych w zrozumiały dla odbiorców sposób.
Kiedy warto przygotować raport z badania?
Jak już wspomnieliśmy, raport to finalny etap badania online. Nie licząc prostych ankiet, warto poświęcić mu sporo miejsca, bo to w tych rozważaniach kryje się crème de la crème całego przedsięwzięcia, czyli analiza i wnioski, które mogą usprawnić procesy HR w organizacji, polepszyć kontakt klientów z działem obsługi albo przyspieszyć realizację zamówienia w prowadzonym sklepie internetowym.
– Raporty mają szereg zastosowań – podkreśla Laura Dołęgowska, Product Marketing Manager platformy Webankieta. – Warto z nich skorzystać m.in. po zakończeniu badania, aby podsumować, przetworzyć i zrozumieć wyniki; przy podejmowaniu decyzji; aby monitorować zmiany, szczególnie podczas badań cyklicznych, a przede wszystkim za każdym razem, gdy chcemy podzielić się wnioskami z badań ze współpracownikami, zespołem bądź zarządem.
Zalety przedstawiania wyników ankiet w raportach
- Szybki dostęp do danych, dzięki czemu możemy bieżąco monitorować i analizować wyniki;
- Wyniki są przedstawione w przejrzysty sposób, dane zwizualizowane są dzięki wykresom i tabelom, co ułatwia ich zrozumienie;
- Możliwość filtrowania i segmentacji;
- Możliwość ustawienia alertów i reagowania na bieżąco np. na negatywny feedback lub każde nowe wypełnienie;
- Możliwość ustawienie raportów cyklicznych (sam decydujesz o czasie i adresatach — ustawiasz raz i nie musisz logować się do panelu);
- Łatwa personalizacja – jeśli masz firmową kolorystykę, możesz dopasować do niej wykresy, zdecydować jakie pytania będą lub nie w raporcie, dodać komentarze, firmowe logo itd.
Wiemy już, czym są raporty i dlaczego warto poświęcić krótką chwilę na ich generowanie. Przyjrzyjmy się teraz trzem najważniejszym sposobom prezentacji wyników badań. Przy każdej metodzie znajdziecie krótką charakterystykę plusów i minusów rozwiązania oraz typ badaczy, którym może ona przynieść najwięcej korzyści w codziennej pracy.
Prezentacja wyników ankiety. Trzy główne sposoby
Surowe dane
Plusy*:
- Łatwiejsza analiza wyników;
- Widok ankiet dokończonych i niedokończonych;
- Uporządkowany plik .xls, gotowy do pracy na danych.
* – udoskonalamy dla Was właśnie surowe dane. Tak będą się prezentować niebawem.
Minusy:
- Nieatrakcyjna forma graficzna;
- Wymagają dalszej pracy badawczej;
- Nie sprawdzą się na prezentacji dla zarządu.
Dla kogo jest to rozwiązanie?
– Surowe dane sprawdzają się wtedy, kiedy klienci mają swoje programy do wizualizacji danych, np. sprzedażowe lub marketingowe. Potrzebują jedynie wgrać zebrany feedback do używanego w organizacji ATS-a – wyjaśnia Paweł Kruszewski.
Format ten jest idealny dla grupy badaczy, którzy lubią (lub muszą) pracować z danymi. Chętnie sięgają po niego researcherzy i analitycy, potrzebujący dużej ilości danych do opracowania własnych raportów. Z surowych danych korzystają również agencje, opracowujące feedback według własnych lub narzuconych przez klienta wzorców.
Raporty PDF
Plusy:
- Estetyka – nowoczesny, czytelny design;
- Możliwość wygenerowania raportu z niedokończonych ankiet;
- Personalizacja – ładne przedstawienie danych dla zarządu.
Minusy:
- Konieczność instalacji czytnika plików PDF
- W platformie Webankieta – dostęp do raportów PDF od planu biznes
Dla kogo jest to rozwiązanie?
– Obserwujemy, że raporty w formacie PDF generują pracownicy działów sprzedaży, marketingu, rzadziej, ale również, specjaliści HR, którzy muszą przedstawić dane na czytelnych dla zespołu i przełożonych wykresach – mówi Paweł Kruszewski.
Po raporty PDF sięgają klienci z mniejszą wiedzą badawczą niż w przypadku surowych danych. Nie jest ona wymagana. Aby przedstawić zgromadzone dane, wystarczy wygenerować w systemie raport. Z tego formatu korzystają specjaliści marketingu, CX i HR.
Raporty online
Plusy:
- Łatwość udostępniania wyników
- Aktualizacja w czasie rzeczywistym
- Ustawienie linku prywatnego/publicznego
- Skutecznie angażuje współpracowników
Minusy:
- Nie dla badań HR (poza komunikacją wewnętrzną)
Dla kogo jest to rozwiązanie?
Badacze prowadzący badania ciągłe. Pomocny format dla specjalistów CX, poza drobnymi wyjątkami, nie sprawdzi się natomiast tam, gdzie najważniejsza jest anonimizacja wyników badania i danych respondentów (np. ankiety HR, poza komunikacją wewnętrzną).
– Raport online może analizować każda osoba, która otrzyma do niego link, nie ma potrzeby przeprowadzania statusów, łatwo zaangażujemy w badania zespół – tłumaczy Laura Dołęgowska. – Kolejną zaletą jest łatwość dzielenia się wynikami, wystarczy do tego link, a ustawienia prywatności sprawią, że dostęp do niego zyskają jedynie upoważnione osoby.
– Zaletą raportu online jest też oszczędność czasu. Dashboardy umożliwiają bieżące prezentowanie i obserwowanie zbieranych danych – dodaje Paweł Kruszewski.
Odkrywaj, ucz się, oszczędzaj 🤩
Bądź na bieżąco z najnowszymi trendami, otrzymuj zniżki, uczestnicz w webinarach i pobieraj darmowe materiały edukacyjne. Zapisz się i dołącz do społeczności Webankiety.
Prezentacja raportu – happy end badania
Wróćmy na koniec do kinowych zasad.
Prawdopodobnie najpopularniejsza z reguł dotyczących zakończenia dobrej produkcji podpowiada, że ostatnie sceny muszą nie tylko rozwikłać zagadki, z jakimi mierzyli się bohaterowie, ale też pozostać z widzem na długo po tym, jak ten opuści salę kinową albo wyłączy Netfliksa.
I znów łatwo dostrzec analogię do badań. Zaprezentuj wyniki tak, aby pomogły ujrzeć szerzy obraz badanego problemu interesariuszom, a sposób, w jaki to zrobisz, zapadł im w pamięć.
– Raporty są po to, żeby ułatwić nam to zadanie. Nie wymagają umiejętności analitycznych, w prosty i atrakcyjny dla oka sposób przedstawiają dane, którymi od razu możemy podzielić się z zespołem lub przełożonymi. Natomiast dla bardziej wymagających analityków, stanowią dobrą bazę do dalszych prac badawczych i wnioskowania – zauważa Laura Dołęgowska.
Dystrybucja wyników ankiety – pobierz darmowy ebook.
Paweł Kruszewski zwraca uwagę na jeszcze jedną korzyść raportów.
– Generowanie raportu to oszczędność czasu i zasobów. Wymaga zaledwie kilku kliknięć. Warto to zrobić i sprawdzić, czy i który format jest rozwiązaniem spełniającym nasze oczekiwania. Raport pozwala też w pełni wykorzystać nasze narzędzie, odpinając trzeci, ostatni etap dobrego badania. Jestem przekonany, że dopracowane graficznie zestawienie na wielu odbiorcach zrobi lepsze wrażenie niż smutna tabela – podkreśla.
Z prezentowaniem wyników badań, jest jak z hitami kinowymi minionego lata. Surowe dane i raporty online różnią się od siebie, jak Oppenheimer i Barbie, ale każda z form ma swoich fanów i szereg zalet. Największy plus? Kiedy zautomatyzujesz opracowanie i prezentację danych w naszym programie, zyskasz czas na… kolejne wyjście do kina.
