Jak sprawnie przeprowadzić onboarding pracownika w firmie?

Skuteczny proces onboardingu nowego pracownika ma wpływ na zmniejszenie rotacji i wzrost zaangażowania nowych członków zespołu. Coraz więcej firm prowadzi badania onboardingu w ramach działań employer brandingowych, a także do zmierzenia efektywności wdrażania ludzi do pracy. W tym artykule pokażemy, jak mierzyć onboarding pracownika i jakich błędów uniknąć, aby zaoszczędzić czas i pieniądze, zatrzymując najlepszych kandydatów w twojej firmie.

Na czym polega proces onboardingu?

Zacznijmy od podstawowej teorii. Gdybyśmy mieli krótko zdefiniować, czym jest onboarding pracownika, powiedzielibyśmy, że jest to ogół czynności podejmowanych przez organizację, mających na celu ułatwienie nowym pracownikom adaptacji w firmie.

Przyjściu nowej osoby, w zależności od stanowiska i rozmiaru organizacji, może towarzyszyć nawet kilkadziesiąt zadań o charakterze administracyjnym. Za część odpowiedzialny jest dział HR, inne przejmuje na siebie menedżer, współpracownicy lub wytypowani do tego ludzie.

Żeby nie pogubić się w gąszczu zadań, warto przygotować sobie checklistę dobrego onboardingu, a także postępować według zasady 4C, którą za moment szczegółowo omówimy. Najpierw odpowiedzmy sobie na jeszcze jedno istotne pytanie.

Dlaczego onboarding jest ważny?

No dobrze, skoro rekrutacja przebiegła pomyślnie, zatrudniliśmy kandydata pełnego entuzjazmu i znającego się na swojej robocie, dlaczego tak bardzo mamy się przejmować tym, co wydarzy się w ciągu pierwszych kilku tygodni po rozpoczęciu pracy?

Powód jest prosty. To pieniądze. Popatrzcie na te liczby.

• Profesjonalny proces onboardingu zmniejsza rotację o 82% i zwiększa produktywność nowych pracowników o 70% (Brandon Hall Group).

• Co piąta nowo zatrudniona osoba rezygnuje z pracy w ciągu zaledwie 45 dni od zatrudnienia (The Wynhurst Group).

• W trakcie 18 miesięcy od podjęcia pracy wskaźnik ten wzrasta do 50% (SHRM).

• Tylko jeden pracownik na ośmiu zdecydowanie zgadza się ze stwierdzeniem, że jego firma prowadzi efektywny onboarding (Gallup).

• Szacuje się, że łączne koszty popełnianych błędów mogą wynieść 1-3 wielokrotności pensji rekrutowanego pracownika (Business News Daily).

Nieefektywne wdrażanie kadry nie opłaca się żadnej firmy. Oprócz wydatków ponoszonych na rekrutację organizacje tracą czas działu HR i poszukiwanych specjalistów, bo ci, zamiast realizacją nowych obowiązków, są pochłonięci… szukaniem nowego pracodawcy.

Ankieta Onboardingowa

Czy nowi pracownicy dobrze czują się w Twojej firmie? Czy proces onboardingu dla nowych członków zespołu pomaga im w dobrym starcie w Twojej organizacji?

Uruchom na pełnym ekranie

Użyj tego szablonu

Ankieta Onboardingowa

Czy nowi pracownicy dobrze czują się w Twojej firmie? Czy proces onboardingu dla nowych członków zespołu pomaga im w dobrym starcie w Twojej organizacji?

Użyj tego szablonu Wszystkie szablony

Jak wprowadzić nowego pracownika?

Lekceważenie procesu onboardingu nie jest opłacalne. Jak już wspomnieliśmy, nie jest też zadaniem szybkim i łatwym. Przynajmniej wtedy, kiedy wykonujemy je na łapu-capu. W tym fragmencie tekstu skupimy się na planowaniu onboardingu. Pomogą nam w tym 4 literki C.

Planowanie onboardingu według zasady 4C

Rozszyfrujmy na początku ten tajemniczy skrót. 4C to Culture, Connections, Clarification i Compliance, co w wolnym tłumaczeniu z języka Szekspira na Miłosza oznacza kulturę organizacji, relacje w firmie, wyjaśnienie roli i zadań pracownikowi oraz załatwienie formalności związanych z zatrudnieniem i wdrożeniem.

Zasada 4C: Proces onboardingu krok po kroku

• Już pierwszego dnia pracy wytłumacz pracownikowi formalne i nieformalne zasady kultury pracy, dress code, wartości, misję, wizję i najważniejsze fakty z życia organizacji, oprowadź po biurze, przedstaw kolegom i koleżankom, pokaż, czym się zajmujecie (Culture).

• Z wyprzedzeniem poinformuj zespół o przyjściu nowej osoby. Pamiętaj, że zmiana pracy oznacza stres, porównywalny z rozwodem, utratą zdrowia lub przeprowadzką. Im łatwiejsze będzie lądowanie w nowym środowisku pracy, tym szybciej nowy pracownik się w nim odnajdzie. Ciekawą koncepcją jest Buddy, czyli wyznaczony pracownik, który pomoże nowej osobie w adaptacji i nawiązaniu relacji (Connections).

• Nie ma nic bardziej deprymującego, niż przyjście do pracy, w której… nic na nas nie czeka. Przygotowanie komputera, telefonu służbowego i innych narzędzi wykorzystywanych na danym stanowisku to absolutne minimum, jakie należy wykonać przed pierwszym spotkaniem w biurze z nowym pracownikiem. Ten etap procesu adaptacyjnego oznacza również opracowanie precyzyjnego zakresu obowiązków nowej osoby (Clarification).

• Przed pierwszym dniem pracy przygotuj niezbędne dokumenty. Niech na nowego pracownika czeka umowa do podpisu, program szkoleń, skierowanie na badania medycyny pracy (jeśli potrzeba), informacja formalna o zakresie obowiązków. Jeśli proces adaptacji to obejmuje, wyznacz wcześniej Buddy’ego, żeby każdy w firmie wiedział, za jaki odcinek procesu onboardingu odpowiada (Compliance).

Aby ostatni z etapów przebiegł pomyślnie, przypomnij pracownikowi wcześniej (mail powitalny, telefon) o przyniesieniu poprzednich świadectw pracy lub innych niezbędnych dokumentów.

Onboarding 4C to jeden ze sprawdzonych sposobów na uporządkowanie wdrożenia nowego pracownika. Innym, równie skutecznym, jest checklista. Bez względu na rozmiar organizacji i zakres procesu, może usprawnić adaptację i poznanie nowej firmy.

Proponowaną przez nas checklistę prezentujemy w podsumowaniu artykułu. Zanim do niego przejdziemy, przyjrzyjmy się efektywnej metodzie mierzenia procesu onboardingu.

Zmniejszenie rotacji kadry, wzrost zaangażowania nowych pracowników, oszczędność czasu i pieniędzy. To główne zalety skutecznego onboardingu. Proces, ze względu na mnogość zadań, może wydawać się skomplikowany, ale przy odpowiednim zaplanowaniu i rozłożeniu na reprezentantów kilku działów, wcale nie jest taki straszny, jak go malują.

Mierzenie skuteczności onboardingu

Jednym ze sprawdzonych sposobów weryfikacji efektywności procesu onboardingu są ankiety online, realizowane przez wewnętrznych specjalistów HR lub employer brandingu.

Dlaczego decydują się na taki format badania wdrożenia nowo zatrudnionej osoby?

Wśród największych zalet ankiet należy wymienić oszczędność czasu oraz automatyzację wysyłki i generowania raportów do analizowania wyników i śledzenia trendów. Dużym plusem jest również możliwość przygotowania profesjonalnego kwestionariusza raz, a następnie jedynie wysyłanie badania do pracownika po upływie określonego czasu od zatrudnienia.

Onboarding pracownika. Co powinna zawierać ankieta?

• Wiadomość powitalna. Informacja, czego dotyczy badanie, ile zajmie czasu wypełnienie ankiety, a także podkreślenie, jak zebrane dane pomogą usprawnić działania HR.

• Pytania, przekrojowo sprawdzające skuteczność wdrożenia pracownika, zadowolenie z pierwszych tygodni w organizacji i przekazanie wiedzy, niezbędnej do rozpoczęcia pracy na danym stanowisku (poniżej prezentujemy 10 przykładowych pytań).

• Podziękowanie za wzięcie udziału w badaniu.

Ankieta onboardingu pracownika. Przykładowe pytania

1. Czy przed pierwszym dniem pracy otrzymałeś/aś informacje na temat tego, jaki będzie jego przebieg?

a) tak

b) nie

2. Jeśli tak, czy przebieg pierwszego dnia był zgodny z wcześniejszymi informacjami?

a) tak

b) nie

3. Które z elementów wyposażenia twojego miejsca pracy były gotowe do użytku już od pierwszego dnia?

a) komputer stacjonarny lub laptop

b) telefon służbowy

c) biurko i krzesło

d) dostęp do firmowych programów

e) poczta e-mail

f) identyfikator

g) karta do drzwi do budynku

h) inne: jakie?

4. Czy została ci przydzielona osoba lub zespół, których zadaniem było wdrożenie Cię do pracy w pierwszych dniach?

a) tak

b) nie

c) nie wiem

5. Czy w twoim odczuciu od wyżej wymienionych osób uzyskałeś/aś wystarczające wsparcie?

a) tak, całkowicie

b) tylko częściowo

c) nie

d) nie przydzielono mi osoby do pomocy

6. Jak po kilku tygodniach oceniasz zgodność twoich oczekiwań związanych z nową pracą z rzeczywistością?

a) w pełni zgodne

b) częściowo zgodne

c) w większości niezgodne

d) całkowicie niezgodne

7. Wyjaśnij nam, na czym polegała niezgodność rzeczywistości w pracy z twoimi oczekiwaniami?

[Pytanie otwarte – dla osób, które w zaznaczyły wyżej odpowiedź c lub d]

8. Czy w ciągu pierwszych 10 dni pracy otrzymałaś/eś w nowym miejscu pracy informacje lub instrukcje dotyczące:

a) godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy

b) przerw w pracy

c) polityki wynagrodzeń

d) przyznawania premii i awansów

e) dress code’u

e) zapisów na szkolenia lub konferencje

f) benefitów dostępnych dla pracowników

g) zakazu konkurencji

9. Czy szkolenia stanowiskowe pozwoliły ci na rozpoczęcie pracy bez problemu?

a) tak

b) nie

c) trudno powiedzieć

10. Jak ogólnie oceniłbyś proces adaptacji w naszej firmie?

[W odpowiedzi respondent zaznacza, przykładowo, od jednej do pięciu gwiazdek]

Zobacz przykład gotowej ankiety onboardingu i użyj jej w swoje organizacji!

Badanie onboardingu to nie candidate experience

Śledząc liczne ankiety sprawdzające skuteczność wdrożenia nowych pracowników, zauważamy, że autorzy kwestionariuszy często oprócz pytań o pierwsze tygodnie pracy, pytają o wrażenia z rekrutacji. Radzimy rozłożenie badania onboardingu i candidate experience na dwie osobne ankiety.

Dlaczego?

Ponieważ zależy nam na tym, aby wasze wyniki przynosiły jak najwięcej cennych informacji. Badanie candidate experience ma sens wtedy, kiedy pytamy o zdanie zarówno osoby zatrudnione, jak i te, które zostały odrzucone w toku rekrutacji.

Dzięki temu uzyskamy pełny obraz, w tym krytykę i obszary wymagające poprawy, a nie – jak się możemy domyślać – w dużej mierze pochwały udzielone przez naszych nowych kolegów i koleżanki.

Zmiana pracy może być zastrzykiem motywacji, ale też sporym wysiłkiem emocjonalnym. Daj nowemu pracownikowi czas, ale zadbaj też o to, by przygotować profesjonalny proces onboardingu, wyróżniający twoją organizację na tle konkurencji.

Najczęstsze błędy w procesie onboardingu

Wiedząc, jakie są koszty zignorowania wdrożenia nowego pracownika, przygotowaliśmy listę najpoważniejszych wpadek, których należy uniknąć, aby zminimalizować ryzyko zbyt szybkiego rozstania z dobrym specjalistą, spowodowanym błędami w procesie onboardingu.

• Brak kontaktu lub słaby kontakt działu HR po rekrutacji, a przed rozpoczęciem pracy

• Słabo przygotowane albo wcale nieprzygotowane stanowisko pracy

• Brak wskazówek nt. wykonywania obowiązków zawodowych nowego pracownika

• Zostawienie nowego człowieka pierwszego dnia pracy samemu sobie

• Brak umowy i innych kwestii formalnych na start zatrudnienia nowej osoby

• Zaskoczenie reszty zespołu, że danego dnia dołącza nowy pracownik

• Nieprzekazanie informacji na temat firmy, w tym o kulturze organizacyjnej

Wiemy już, czego nie robić. Zobaczmy teraz, na czym polega dobre przygotowanie procesu adaptacyjnego nowych pracowników.

Onboarding nowego pracownika – checklista

Zmniejszenie rotacji kadry, wzrost zaangażowania nowych pracowników, oszczędność czasu i pieniędzy. To główne zalety skutecznego onboardingu. Proces, ze względu na mnogość zadań, może wydawać się skomplikowany, ale przy odpowiednim zaplanowaniu i rozłożeniu na reprezentantów kilku działów, wcale nie jest taki straszny, jak go malują.

Checklista onboardingu pracownika

Dla ułatwienia rozłożenia wdrożenia nowych pracowników na konkretne zagadnienia podzieliliśmy onboarding na pięć etapów. Każdemu przypisaliśmy kilka niezbędnych do przygotowania i zrealizowania zadań. Oto one:

1. Co dział HR powinien zrobić przed pierwszym dniem pracy

• Wysłanie maila z informacją nt. harmonogramu pierwszego dnia pracy (podaj koniecznie konkretną godzinę rozpoczęcia pracy), wytłumaczeniu, jak dostać się do biura (Co powiedzieć ochronie? Czy jest dostępny parking? Winda?). W tej samej wiadomości warto przypomnieć nowemu pracownikowi o przeniesieniu świadectwa pracy i innych wymaganych dokumentów. Jeżeli oferujecie możliwość wyboru sprzętu, skontaktuj się z nową osobą na tyle wcześnie, by przygotować stanowisko pracy na czas.

2. Dzień rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika

• Pamiętasz, że nowe miejsce pracy oznacza ogromny stres? Podobnie rzecz się ma z nawiązywaniem nowych znajomości. Przygotuj zespół na ten dzień. Przedstaw nowego kolegę lub koleżankę zainteresowanym współpracownikom, zapoznaj ją równie z najważniejszymi osobami w firmie. Spraw, aby poczuł się pewnie w nowym miejscu.

• Pierwszy dzień pracy na ogół rozpoczyna załatwienie formalności (umowa, dokumenty), obchód po biurze, poznanie zespołu i zaznajomienie się ze stanowiskiem pracy. Dopilnuj, żeby niczego nie brakowało. Coraz częstszą praktyką jest również podarowanie nowej osobie zestawu gadżetów firmowych, będących miłym prezentem na start pracy.

• Przedstawiciel działu administracji powinien tego dnia zapoznać pracownika z benefitami obowiązującymi w organizacji. Warto również opowiedzieć o samej firmie, jej wartościach, misji, wspomnieć listę najważniejszych realizowanych projektów. Można to zrobić w formie prezentacji, jako wstęp do szkoleń stanowiskowych.

• Pierwszy dzień w biurze to dobry moment na przedstawienie Buddy’ego. Jeżeli twoja firma praktykuje ten zwyczaj, przydziel nowej osobie „dobrego ducha”, kogoś, kto w nieformalny sposób przedstawi życie organizacji, pomoże zaparzyć pierwszą kawę w kuchni, zje wspólnie lunch, ale też pomoże w adaptacji i poznaniu nowych twarzy.

3. Obowiązki służbowe, ważne procesy i inne informacje od przełożonego

• Każdy nowy pracownik zdaje sobie sprawę, na jakie stanowisko aplikował. Nie znaczy to jednak, że przed rozpoczęciem pracy będzie wiedział, czym dokładnie ma się zajmować. Zadaniem przełożonego w trakcie pierwszego dnia pracy jest wytłumaczenie precyzyjne, co będzie należało do obowiązków nowej osoby (poza szkoleniem), jakie firma stawia wymagania, czas realizacji, etc. Im lepsza komunikacja, tym mniej potencjalnych konfliktów w tym obszarze. Onboarding to też czas na zapoznanie pracownika z procesami, wytłumaczenie struktury organizacyjnej i procedur obowiązujących w firmie.

4. Przygotowanie stanowiska pracy i narzędzi do jej świadczenia

• Stanowisko pracy to nie tylko sprawny laptop, mysz i identyfikator umożliwiający wejście do biura. Wyobraźmy sobie, że w poniedziałek w naszej firmie rozpoczyna pracę nowy grafik. Zadbajmy o to, by miał dostęp do programów graficznych, poczty e-mail, wewnętrznych komunikatorów i innych narzędzi, usprawniających pracę jednostki i całego zespołu.

5. Weryfikacja skuteczności procesu onboardingu nowego pracownika

• Każde stanowisko może wymagać indywidualnego wdrożenia nowego człowieka do pracy. Bez względu na rolę, warto pamiętać o tym, by po zakończeniu adaptacji pracownika zweryfikować jego efektywność. Ankieta badania onboardingu, jaką omówiliśmy powyżej, to narzędzie obosieczne. Otrzymany feedback pozwala nie tylko zweryfikować skuteczność procesu funkcjonującego w firmie, ale też, np. z pomocą testu wiedzy, sprawdzić efektywność szkoleń, jeśli konkretne stanowisko tego wymaga.

Zmiana pracy może być zastrzykiem motywacji, ale też sporym wysiłkiem emocjonalnym. Daj nowemu pracownikowi czas, ale zadbaj też o to, by przygotować profesjonalny proces onboardingu, wyróżniający twoją organizację na tle konkurencji.

Chcesz postawić na skuteczny onboarding pracowników?

Skorzystaj z gotowej ankiety przygotowanej przez ekspertów