Jak OBI optymalizuje rekrutację i osiąga wysoki wynik NPS dzięki badaniom candidate experience

Każda rekrutacja w OBI  to ogrom CV, maili, rozmów telefonicznych i spotkań twarzą w twarz albo online z kandydatami. Jeśli chcesz dowiedzieć się:

• Jak organizacja wykorzystuje badanie candidate experience do ciągłej optymalizacji procesu rekrutacji?
• Jaki osiąga wynik NPS wśród osób ubiegających się o pracę?

Zapraszamy do lektury naszego najnowszego case study. 

O wskaźniku Net Promoter Score w praktyce opowiada ekspert CX – Piotr Sadowski

Dowiedz się więcej na temat NPS podczas darmowego webinaru

Zapisz się na webinar

Integracja Webankiety z eRecruiterem

Automatyzacja i oszczędność czasu to kluczowe czynniki sukcesu pracy każdego specjalisty ds. rekrutacji. Integracja Webankiety z eRecruiterem umożliwia automatyczną wysyłkę badania candidate experience lub testów wiedzy dla kandydatów. 

Wystarczy wskazać, po jakim etapie rekrutacji powinna nastąpić wysyłka i — bez dodatkowej pracy rekrutera — przygotowane przez ekspertów HR kwestionariusze automatycznie trafią do wskazanej grupy respondentów. 

Firma OBI dołączyła do klientów Webankiety właśnie za sprawą integracji z eRecruiterem. Przeanalizujemy za moment z jakimi wyzwaniami mierzyła się wcześniej i dlaczego zdecydowała się na badanie candidate experience i jakie osiągnęła dzięki temu korzyści. 

OBI – krótkie przedstawienie firmy

Są organizacje, których właściwie przedstawiać nie trzeba, bo znamy je doskonale. Albo sami jesteśmy ich klientami, albo mijamy je każdego dnia w drodze do pracy. OBI to czołowa europejska sieć marketów dla domu i ogrodu.

Pierwszy sklep OBI powstał w 1970 roku w Niemczech. Dziś marka ma ponad 640 marketów w całej Europie. Jest liderem na niemieckim rynku i mocnym graczem we Włoszech, Szwajcarii, Austrii, Słowenii, Czechach, Słowacji, na Węgrzech, a także w Polsce.

Od 1998 roku firma działa nad Wisłą. Pierwszy market stanął niemal ćwierć wieku temu w Tychach. Aktualnie w Polsce OBI prowadzi 61 sklepów w 41 miastach. Globalnie zatrudnia ponad 48 tys. pracowników. Obroty firmy w 2021 roku wyniosły 8,7 mld euro.

Rekrutacja w OBI dzieli się na tę prowadzoną do biur i marketów. O tym, jak przebiegają procesy rekrutacyjne i jak firma bada doświadczenia kandydatów, opowiedziała nam Wiktoria Wolszczak, Specjalistka ds. Rekrutacji w OBI.

Zapraszamy do lektury!

Uruchom na pełnym ekranie

Ocena procesu rekrutacji

Dział HR firmy może dowiedzieć się jak oceniany jest proces rekrutacji nowych pracowników i jego poszczególne etapy.

Użyj tego szablonu Wszystkie szablony

Badanie candidate experience w OBI – case study

Studium przypadku podzieliliśmy na kilka części. Wyzwanie — przedstawia problem, z jakim zmierzył się dział rekrutacji firmy. Rozwiązanie — to pomysł, zastosowane narzędzia i metodologia, która pomogła w przezwyciężeniu problemu. Rezultaty — przedstawiają, jakie korzyści przyniosło firmie wdrożone rozwiązanie.

Wyzwanie: Zbadanie doświadczeń wszystkich kandydatów

Przed skorzystaniem z integracji eRecruitera z Webankietą, w OBI prowadzono częściowe badania rekrutacji. Za pośrednictwem platformy szkoleniowej firmy na pytania dotyczące procesu zatrudnienia odpowiadały osoby nowozatrudnione. 

— Minusem takiego rozwiązania było to, że nie dostawaliśmy feedbacku od większości osób biorących udział w rekrutacji. Osoby z długim okresem wypowiedzenia u poprzedniego pracodawcy nie pamiętały już dobrze pierwszego wrażenia i dokładnego przebiegu procesu. Nie mieliśmy też odpowiedniego narzędzia do analizy. Raporty trafiały do Excela, wymagały dalszej obróbki — mówi Wiktoria Wolszczak.

Firmie zależało na wprowadzeniu badania candidate experience, żeby docierać z ankietą szybciej i do coraz szerszego grona kandydatów. Celem nadrzędnym był stały monitoring oraz poprawa procesu rekrutacji.

— Bez całościowego feedbacku nie wiedzieliśmy, czy kandydaci czują się zaopiekowani, jak oceniają nasze ogłoszenia i komunikację w trakcie rekrutacji. W myśl klientocentryczności chcemy też, aby każda osoba czuła się komfortowo w trakcie procesu: kandydaci, menedżer i przyszły pracownik, który finalnie dołączy do organizacji — dodaje Wiktoria Wolszczak.

Rozwiązanie: Automatyczna wysyłka badania candidate experience

Kompletną informację zwrotną od kandydatów ubiegających się o angaż w OBI mogło zapewnić badanie candidate experience. Firma zdecydowała się na to rozwiązanie, korzystając z integracji eRecruitera z Webankietą.

— Wprowadzając candidate experience, kierowaliśmy się tym, aby proces pozyskiwania kandydatów do pracy w OBI był na jak najwyższym poziomie. Chcemy zbierać informacje o firmie, o tym, jak jesteśmy postrzegani, dbać o samopoczucie wszystkich stron procesu rekrutacji, a przede wszystkim weryfikować wyznaczone cele strategiczne w tym obszarze. Ilościowe KPI-e pozwala nam mierzyć eRecruiter, a jakościowe badanie candidate experience — tłumaczy nasza rozmówczyni.

O wyborze Webankiety zdecydowała w pierwszej kolejności wygoda. Integracja platformy z eRecruiterem pozwala na automatyczną wysyłkę przygotowanych przez specjalistów HR ankiet, co pozwala zaoszczędzić czas rekruterów OBI. Ale to nie wszystkie zalety wymieniane przez Panią Wiktorię.

Webankieta w Obi: Przyczyny wyboru narzędzia

• Możliwość przygotowania testowej ankiety (dotyczącej onboardingu) przed podjęciem decyzji o zakupie dostępu
• Wysoka jakość obsługi klienta oraz szkolenie wdrożeniowe z przedstawicielem firmy, współpraca przy przygotowaniu badania candidate experience tak, aby zebrać jak najwięcej jakościowych danych
• Intuicyjność i przejrzystość narzędzia
• Szybkie przygotowanie tradycyjnych raportów oraz raportów LIVE, umożliwiających wgląd w wyniki osobom w organizacji, które nie posiadają konta w Webankiecie

Wdrożenie badania w OBI podzielono na dwa etapy. Na przełomie stycznia i lutego 2022 roku rekruterzy zaczęli wysyłać ankietę candidate experience do osób, które ubiegały się o pracę w biurach firmy. Od kwietnia badanie otrzymują również kandydaci do pracy w kilkudziesięciu marketach organizacji. Dzięki odpowiednim filtrom, jedno badanie można wysyłać do wszystkich kandydatów, a następnie segregować wyniki według potrzeb.

Obawy przed badaniem candidate experience

Każda zmiana w organizacji niesie za sobą nie tylko szanse, ale i zagrożenia. Przed wdrożeniem badania procesu rekrutacji w firmie obawiano się, czy głos niezadowolonych kandydatów, odrzuconych na różnych etapach procesu rekrutacji, nie utrudni wyciągania wartościowych wniosków. 

— Były takie obawy, ale zależy nam na szczerym feedbacku. Dzięki konstruktywnej krytyce możemy dokonać zmian w rekrutacji. Chociaż większość osób, które odpowiadają na nasze pytania, to kandydaci, w którymi nie podejmujemy współpracy, cenią sobie przejrzystość naszego procesu. Staramy się zawsze informować o przyczynach dla których nie oferujemy współpracy z  daną osobą, komunikujemy na początku, ile będzie etapów, jak wygląda proces. Na pierwszej rozmowie kandydaci otrzymują komplet informacji o stanowisku – od zakresu obowiązków przez pakiet benefitów po formę umowy — tłumaczy Wiktoria Wolszczak.

Obawy w firmie były,  ale jak słyszymy od rekruterki, odzew jest w dużej mierze pozytywny. Nawet jeśli pojawiają się głosy negatywne, to informują o tym, co można poprawić.

Rezultaty: Optymalizacja procesu rekrutacji w OBI

— Od wprowadzenia Webankiety do końca lipca 2022 wysłaliśmy ponad 500 zaproszeń do wypełnienia kwestionariusza candidate experience. Mieliśmy około 370 otworzonych ankiet, z czego 49,7% wypełniono w częściowo lub całkowicie. Chociaż sądzimy, że to dobry wynik, cały czas staramy się pracować nad responsywnością kandydatów. Od razu gdy  przekazujemy feedback po rekrutacji, zapraszamy do wypełnienia ankiety — podkreśla Wiktoria Wolszczak.

Wynik NPS w OBI

W kwestionariuszu candidate experience znajduje się pytanie NPS o to, w jakim stopniu prawdopodobne jest, że dany kandydat poleci rekrutację do OBI rodzinie lub znajomym. 

— Wynik NPS dla rekrutacji na stanowiska biurowe wynosi 70,7%. Ponad 85% respondentów to promotorzy, którzy ocenili nasz proces na 9 lub 10 punktów. Wśród rekrutacji marketowych bardzo pozytywnie ocenia nas ponad 50% ankietowanych. Jesteśmy bardzo zadowoleni z wyników, ale staramy się, by były jeszcze lepsze. Pracujemy w związku z tym nad obszarami, które kandydaci oceniają negatywnie — mówi Wiktoria Wolszczak.

Jak wykorzystywany jest feedback kandydatów

W badaniu candidate experience każda opinia ma znaczenie. Identyfikując sytuacje wymagające poprawy dział HR może na bieżąco usprawniać proces rekrutacji. Pierwszym działaniem podjętym przez OBI na podstawie feedbacku kandydatów była zmiana formy spotkań rekrutacyjnych. 

Wiktoria Wolszczak:

—  Część respondentów wskazała, że spotkanie online nie jest dobrym rozwiązaniem ze względu na problemy techniczne i możliwość lepszego poznania drugiej osoby. Woleli spotkać się osobiście. Kierując się tą wskazówką, a także korzystając z tego, że zmieniła się sytuacja pandemiczna, staliśmy się bardziej elastyczni w tej sprawie. To kandydat decydował, czy spotkamy się oko w oko, czy zdalnie. Obecnie około 80% rekrutacji do biur odbywa się w naszej siedzibie. Natomiast w przypadku spotkań online przykładamy większą wagę do tego, by kandydat otrzymał z wyprzedzeniem dokładną instrukcję, jak się połączyć i co zrobić w razie problemów technicznych. 

Firma reaguje na sugestie i uwagi zgłaszane w trakcie badania. Część poprawek wdraża od razu, inne, wymagające czasu, wpisuje w kalendarz działań HR-owych. 

Korzyści dla OBI z prowadzenia badań candidate experience

• Cenny feedback od kandydatów ubiegających się o pracę w firmie
• Automatyzacja wysyłki ankiet pozwala zaoszczędzić czas rekruterów
• Przejrzyste narzędzia analityczne umożliwiają szybkie wyciąganie wniosków
• Stałe usprawnianie procesu rekrutacji, bieżące reagowanie na wyzwania

Dalsze plany dotyczące badań HR w OBI

Firma OBI będzie kontynuować badanie candidate experience i pracować w kolejnych miesiącach nad poprawą responsywności. Wszystko po to, żeby jak najwięcej kandydatów i nowych pracowników wskazało, jak można poprawić proces rekrutacji.

To oczywiście nie wszystkie badania HR realizowane w organizacji.

— Wykorzystujemy Webankietę nie tylko do candidate experience i onboardingu. Poszerzamy badania szkoleń i spotkań wewnętrznych, ocenę współpracy rekrutera z menedżerem. Od marca badamy w biurach doświadczenie menedżerów, pracujemy teraz nad wprowadzeniem podobnego badania w marketach — mówi Wiktoria Wolszczak.

Przed skorzystaniem z integracji eRecruitera z Webankietą część badań w OBI prowadzono przez telefon albo z wykorzystaniem firmowej platformy szkoleniowej. Zajęcia te były czasochłonne, a w dodatku sporo pracy wymagało przygotowanie czytelnych raportów. 

— Narzędzie jest bardzo intuicyjnie, dlatego mogliśmy poszerzyć badania HR. Ankiet jest całkiem sporo, ale wysyłamy je z umiarem, żeby respondenci nie dostawali codziennie innego kwestionariusza do wypełnienia. Bez wątpienia mocno usprawniliśmy jednak w ostatnich miesiącach proces pozyskiwania feedbacku od pracowników — zapewnia nasza rozmówczyni. 

Chcesz powtórzyć sukces OBI?

Zacznij badania candidate experience w platformie Webankieta