Hotel, pensjonat, hostel, dom wypoczynkowy… różni je wiele – standard, cena, oferowane atrakcje. Jednak jest coś co łączy absolutnie wszystkie te miejsca – proces zameldowania. Zwykle karta meldunkowa kojarzy się z wizytą w recepcji, gdzie uśmiechnięta Pani (lub Pan) zapisze dane gości i wyda im klucz. I dobrze jeśli Pani będzie naprawdę uśmiechnięta, w kolejce nie ustawi się wycieczka szkolna, a goście nie będą musieli skorzystać z pokoju tu i teraz. I oczywiście – jeśli nie jesteśmy w środku światowej pandemii, która z niewinnej wizyty na recepcji uczyniła coś co potencjalnie zagraża naszemu zdrowiu i życiu. A w przeciwnym wypadku – pech? Niekoniecznie!
Tak jak i wiele innych, dotychczas standardowych rozwiązań, tak i proces zameldowania do hotelu warto przenieść do sfery online. Jakie korzyści nam to przyniesie? ile będzie kosztować? Czy dostępny jest wzór karty meldunkowej? O tym właśnie opowiemy w tym artykule.
📃 MATERIAŁ DO POBRANIA
Case Study: FRIS® Style Myślenia
Kwestionariusz online w centrum biznesu? Czemu nie! Okazuje się, że korzystając z systemu ankietowego można zbudować biznes i osiągnąć sukces.
Karta meldunkowa online – zalety
Dlaczego oprócz tradycyjnego zameldowania w recepcji warto pomyśleć o e-meldunku w formie ankiety? Powodów jest naprawdę dużo, wśród nich przede wszystkim:
- check-in online = szybkość i BEZPIECZEŃSTWO
Jeżeli wiesz, że Twoim gościom zależy na czasie i od razu po przyjeździe chcą udać się do swojego pokoju, internetowa karta meldunkowa będzie strzałem w dziesiątkę. Już przed wyjazdem z domu lub w trakcie podróży goście będą mogli dokonać rezerwacji (ankieta może być wypełniana na wszystkich urządzeniach, w tym telefonach czy tabletach) i otrzymać informację o numerze pokoju i tym, gdzie mają odebrać klucz.
Szybkość zameldowania to nie jedyna zaleta. Pandemia covid-19 wysunęła na pierwszy plan inną potrzebę klientów – bezpieczeństwo. Elektroniczne, bezkontaktowe zameldowanie daje Ci jego pełną gwarancję. Co więcej – ułatwi ono życie nie tylko gościom, ale i Tobie, czyli osobie prowadzącej hotel. Dzięki zmniejszeniu kolejki do zameldowania i rezygnacji z kontaktu face-to-face, nie będziesz musiał martwić się o zachowanie procedur dotyczących limitu osób w pomieszczeniu, maseczek czy dezynfekcji.
- koniec problemu z miejscami parkingowymi
Problem z miejscem parkingowym należy do hotelowych klasyków. Goście często nie zdają sobie sprawy z tego, że miejsce należy zarezerwować wcześniej lub uiścić za nie dodatkową opłatę. Na miejscu dochodzi więc do stresujących i nieprzyjemnych sytuacji. Dzięki karcie meldunkowej online możesz pozbyć się tego problemu – wystarczy zadać w ankiecie dodatkowe pytanie o chęć rezerwacji miejsca i liczbę samochodów. Możesz tam dodać również informację o cenie.
- łatwiejsza sprzedaż usług dodatkowych + czytelna oferta
Meldunek online rozwiązuje problem nie tylko miejsc parkingowych, ale i wszelkiego rodzaju dodatkowych usług. Twój hotel oferuje pakiety spa, romantyczne kolacje, możliwość wypożyczenia roweru czy wynajęcie opiekunki dla dziecka? W e-meldunku zapytasz gościa czy chce z nich skorzystać, a dzięki temu ułatwisz organizację pracy Twojego ośrodka. Wszelkie informacje na temat dodatkowych usług zgromadzisz w jednym miejscu, a przygotowanie specjalnych atrakcji możesz rozpocząć już przed przybyciem gości do hotelu.
- zgodność karty meldunkowej z RODO
Elektroniczna karta meldunkowa może być dla hotelu czymś więcej niż ułatwieniem procedur. Może np. stanowić dokument potwierdzający zawarcie z hotelem umowy o świadczenie usług. Może być też formularzem, w którym gość wyraża zgodę na kierowanie do niego komunikacji marketingowej. Dlatego należy zadbać, aby w każdym z tych przypadków hotel przekazując gościom ankietę i zbierając wyniki, działał zgodnie z prawem.
Zgodzie z zasadą minimalizacji danych osobowych, dane przekazywane przez gości w karcie meldunkowej hotelu powinny być ograniczone minimum. Co to oznacza? A to że możemy pytać tylko o te kwestie, które są nam niezbędne do zrealizowania usługi hotelarskiej i zapewnienia firmie bezpieczeństwa przed ewentualnymi roszczeniami. Jeśli hotel chce zbierać dodatkowe dane, niezbędne dla obsługi gościa w szerszym wymiarze, musi powołać się przy tym na inny usprawiedliwiony cel. Oprócz tego w ankiecie (tak jak w naszym przykładzie karty meldunkowej online) hotel może gromadzić zbierać dane niezbędne do wystawienia faktury VAT.
Niezależnie od zakresu zbieranych danych jedno jest pewne – za każdym razem w ankiecie meldunkowej powinna pojawić odpowiednia się zgoda. Jej zakres zależeć będzie od tego, jakich danych potrzebuje hotel, a bez jej zaznaczenia elektroniczne zameldowanie się nie powinno być możliwe.
Gotowy wzór karty meldunkowej, czyli szybko i bez wysiłku
Przygotowaliśmy dla Ciebie wzór karty meldunkowej, dzięki któremu formularz możesz stworzyć praktycznie od razu. Do szablonu w łatwy sposób dodasz dodatkowe pytania lub zmienisz ich treść tak, aby dopasować je do specyfiki Twojego hotelu.
Tworząc ankietę online lub edytując szablon pamiętaj, że karta meldunkowa hotelu powinna być:
- krótka – pytaj tylko o niezbędne informacje, aby nie zniechęcać gości długim wypełnianiem,
- przejrzysta i zrozumiała,
- atrakcyjna graficznie,
- spójna z wizerunkiem hotelu – nie zapomnij o dodaniu loga hotelu i kolorystyki spójnej np. ze stroną internetową ośrodka. Dzięki temu goście zdobędą pewność, że wypełniana przez nich ankieta na pewno pochodzi właśnie z Twojej placówki.
Masz pytania dotyczące elektronicznej karty meldunkowej dla hotelu?
Chętnie pomożemy! Oprócz przykładowej karty meldunkowej dla hotelu, przygotowaliśmy dla Ciebie Poradnik, w którym znajdziesz wskazówki dotyczące tworzenia ankiety oraz analizy wyników. Zajrzyj też na naszego bloga, gdzie w sekcji: Jak badać? zgromadziliśmy przykłady najbardziej popularnych ankiet i instrukcje ich tworzenia.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości, jakie daje Twojemu hotelowi karta meldunkowa online, zapraszamy do kontaktu. Wspólnie znajdziemy dla Ciebie najlepsze rozwiązanie.
