Ankiety online dla HR – jak badać pracowników, którzy nie mają służbowego e-maila?

Zalet przeprowadzenia ankiet internetowych wśród pracowników jest naprawdę wiele. To nie tylko najszybszy i bardzo efektywny, ale i stosunkowo tani sposób zbierania informacji o tym, co dzieje się firmie. W idealnym scenariuszu dział HR, rekruterzy czy pracownicy kadr wysyłają do swoich zespołów ankietę online, zbierają wyniki w jednym miejscu, analizują je i na tej podstawie zmieniają firmę na lepszą, słowem – tworzą organizację, w której chce się pracować. 

A co jeśli nie wszyscy pracownicy mają dostęp do internetu lub służbowego e-maila? Czy oznacza to, że HR musi zrezygnować ze wszystkich zalet, jakie dają badania online? Oczywiście, że nie! Specjalnie dla Was przygotowaliśmy artykuł, w którym podpowiadamy, jak poradzić sobie w sytuacji, gdy część lub wszyscy pracownicy w Twojej firmie nie mogą wypełnić kwestionariusza w sieci. 

Jakie ankiety wysyłane są na e-mail pracowników?

Ile potrzeb i pytań związanych z funkcjonowaniem firmy, tyle pomysłów na badania kierowane do pracowników. Wśród najbardziej popularnych badań online, które zwykle wysyłane są na służbowe e-maile, wymienić można m.in.:

• cykliczne badania satysfakcji i zaangażowania (ESAT), dzięki którym pracownicy HR mogą trzymać rękę na pulsie i na bieżąco monitorować zadowolenie pracowników m.in. z warunków pracy, kontaktów ze współpracownikami itd. 
• ocena wzajemna 360 stopni, czyli badanie składające się z pytań badających kompetencje pracownika w zlecanych zadaniach, jego zdolności do osiągania celów, rozumienie potrzeb innych i umiejętności komunikacyjnych. 
• Exit Interview i Stay Interview, czyli ankiety kierowane do osób, które odchodzą z firmy albo zdecydowały się przedłużyć współpracę,
• ocena benefitów lub systemów motywacyjnych, dzięki którym HR zdobywa wiedzę na temat tego, co najlepiej motywuje pracowników i w jakie działania warto inwestować,
• ankiety badające poziom stresu w pracy lub dotyczące mobbingu, 
• jednorazowe badania m.in. głosowanie na miejsce organizacji integracji, służbowy wyjazd, wystrój biura, głosowanie na pracownika miesiąca itd.
• ankiety rekrutacyjne Candidate Experience, dzięki którym zespół HR może zobaczyć jak oceniany jest przebieg rekrutacji i zadbać o wyeliminowanie błędów przez które do firmy nie trafiają najzdolniejsi kandydaci.

Przykłady innych badań online kierowanych do pracowników, które pomogą Ci lepiej zorganizować pracę Twojego zespołu znajdziesz w artykule: Ankieta dla pracowników – 5 pomysłów na usprawnienie firmy. 

Dlaczego wysyłka na e-mail to najbardziej popularny sposób dystrybucji ankiety?

Odpowiedź jest prosta – to metoda wysyłki, która z reguły gwarantuje najwyższy response rate, czyli poziom pozytywnych odpowiedzi na prośbę o wypełnienie ankiety. Response rate określa relację wypełnionych ankiet do liczby osób zaproszonych do badania – im jest wyższy tym, oczywiście, lepiej. Na wskaźnik odpowiedzi ma wpływ wiele czynników m.in. wstęp do ankiety, długość, sposób zadawania pytań czy wygląd zaproszenia (więcej na ten temat możesz przeczytać na naszym blogu). Duże znaczenie ma tu też sposób wysyłki.

Dlaczego wysyłka e-mail daje Ci szansę na zdecydowanie większy response rate niż np. zamieszczenie linku do ankiety na stronie firmy? Z kilku względów:

• w mailu zachęcającym do wzięcia udziału ankiety możesz maksymalnie spersonalizować treść zaproszenia – im bardziej personalne wskazanie respondenta, tym bardziej prawdopodobne, że wzbudzisz jego zaangażowanie i kliknie w podesłany link,
• pewność, że respondent otrzymał ankietę – korzystając z programów do dystrybucji ankiet, takich jak Webankieta możesz łatwo zobaczyć kto otrzymał e-maila z zaproszeniem, otworzył go i wypełnił ankietę,
• możliwość wysyłki przypomnienia do wzięcia udziału w badaniu tylko do tych pracowników, którzy nie wypełnili ankiety. 

Alternatywy – jak dostarczyć ankietę online do pracownika bez e-maila?

Dla pracowników z dostępem do internetu, ale bez służbowego maila maila:

• link do ankiety umieszczony na stronie internetowej

Alternatywą do wysyłki badania na adres e-mail pracownika jest umieszczenie linku na wybranej stronie www. Oczywiście, skuteczność i szansa dotarcia takiej ankiety do każdego członka zespołu będzie wtedy mniejsza, lecz w przypadku braku służbowego adresu e-mail jest to jedna z najlepszych metod dystrybucji. Link do ankiety może zostać opublikowany na dowolnej stronie: głównej stronie firmy, np. w zakładce Dla pracownika, wewnętrznej stronie z dostępem tylko dla zatrudnionych osób czy na mediach społecznościowych np. facebooku firmy. 

Niebezpieczeństwo polega tu na tym, że link do ankiety jako ogólnodostępny będzie widoczny dla wszystkich – nie tylko pracowników. W takim przypadku powinieneś zabezpieczyć dostęp do ankiety hasłem, o którym wcześniej poinformujesz pracowników lub skorzystać z tokenu, czyli kodu dostępu generowanego dla konkretnego pracownika (o tokenach więcej piszemy w dalszej części artykułu). Instrukcję tego, w jaki sposób zabezpieczyć dostęp do ankiety hasłem przeczytasz w osobnym artykule.

• wewnętrzny komunikator np. Slack

Jeśli nie jesteś przekonany do umieszczania linku do ankiety w “przestrzeni publicznej| strony internetowej lub social mediów możesz skorzystać z wewnętrznego komunikatora firmy. Być może są w Twoim zespole pracownicy, którzy co prawda nie mają służbowego maila, ale komunikują się z przełożonymi lub między sobą korzystając np. ze Slacka czy innego komunikatora. Wówczas tak samo, jak w przypadku publikacji linku na stronie www, zamiast udostępniać go publicznie wklejasz go w treść wiadomości prywatnej lub grupowej, na której zgromadzeni są pracownicy. 

Dla pracowników bez dostępu do internetu lub komputera:

• tablet lub laptop w miejscu pracy

To najlepsza alternatywa dla papierowego kwestionariusza. Pomysł polega na tym, aby w miejscu, do którego mają dostęp pracownicy (np. służbowej kuchni, wejściu do biura, miejscu gdzie pracownicy terenowi przebierają się w odzież roboczą) wystawić komputer lub stojak z tabletem, na którym wyświetlana jest ankieta. 

Warunkiem powodzenia takiego projektu jest kilka najważniejszych kwestii:

• dobór miejsca, w którym faktycznie gromadzą się pracownicy,
• zapewnienie dobrej jakości sprzętu, tak aby wypełnianie ankiety było wygodne i nie zajmowało dużo czasu,
• przygotowanie instrukcji wypełnienia ankiety, w której znajdzie się również objaśnienie obsługi tabletu lub laptopa,
• przeprowadzenie kampanii informacyjnej, czyli zadbanie o to, aby wszyscy pracownicy nie mający służbowego maila faktycznie dowiedzieli się o możliwości wzięcia udziału w badaniu (np. przez informację na tablicy ogłoszeń, ustne komunikaty podczas zebrań itp.).

Nawet korzystając z tabletu lub komputera wspólnego dla wszystkich pracowników możesz zadbać o to, aby ankieta była wypełniana tylko raz. Wystarczy, że przygotujesz dla każdego pracownika indywidualny kod (token) i dostarczysz im osobiście wydrukowany egzemplarz lub wyślesz go np. SMS-em. O tym, jak wygenerować indywidualne kody jednorazowego użytku dające dostęp do ankiety dla każdego członka Twojego zespołu dowiesz się z tego artykułu w poradniku Webankiety.

• tradycyjna, papierowa ankieta

A co jeśli pracownik nie ma dostępu do internetu i komputera? Wtedy jedynym rozwiązaniem będzie ankieta w tradycyjnej formie – do wypełnienia ręcznie, na papierze. Nie oznacza to jednak, że przy tworzeniu takiego kwestionariusza nie możesz korzystać z nowoczesnych technologii. Ankietę możesz stworzyć tak jak zwykle – przy wykorzystaniu wszystkich możliwości, jakie daje platforma Webankieta, a następnie pobrać stworzony kwestionariusz i wydrukować go. Dzięki temu ankieta o dokładnie tej samej treści może trafić zarówno do pracowników posiadających dostęp do sieci, jak i tych wypełniających ją ręcznie. 

Wyniki, które otrzymasz na papierowych ankietach musisz następnie wprowadzić do systemu. To proste – otwierasz ankietę w przeglądarce i dodajesz nowe wypełnienie, przepisując treść odpowiedzi z kartki papieru. Dzięki temu wszystkie wyniki – niezależnie od źródła – zgromadzisz w jednym miejscu, co ułatwi ich dalszą analizę. 

Z Webankietą możesz wysyłać badania do pracownika w każdy sposób

Nasza platforma daje Ci możliwość tradycyjnej wysyłki na e-mail, wygenerowania linku do badania, który umieścisz na stronie lub przygotowania ankiety i wydrukowania jej treści dla osób bez dostępu do internetu. Na start proponujemy Ci 14-dniowy darmowy dostęp do konta, podczas którego możesz wypróbować wszystkie warianty wysyłki i zadecydować, który będzie najlepszy dla Ciebie i Twoich pracowników.

O tym, jak przeprowadzić wybraną wysyłkę przeczytasz w naszym poradniku. Jeśli masz jakieś pytania związane z badaniami pracownika lub określonym sposobem dystrybucji, skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!