Czego nie może zabraknąć na dobrze zorganizowanym wydarzeniu? Uczestników! A najlepiej – zadowolonych uczestników. Organizacja eventów to duże wyzwanie, a jeśli czytasz ten artykuł to pewnie sam doskonale o tym wiesz. Skrupulatne planowanie, godziny przygotowań, wypełnienie formalności i w końcu – sama organizacja. Byłoby bardzo niedobrze, gdyby cały ten wysiłek poszedł na marne, a wydarzenie okazało się porażką.
A można temu zapobiec. Wystarczy… spytać. Niezależnie czy organizujesz koncert, konferencję czy wydarzenie sportowe, najlepszym źródłem wiedzy na temat tego, jak oceniany jest event są jego uczestnicy. Ankieta online pomoże Ci spojrzeć na wydarzenie z ich perspektywy i dowiedzieć się, co poszło dobrze, a co następnym razem warto zrobić lepiej. Jak wyglądać ma taka ankieta? Jakie pytania zadać i kiedy najlepiej to zrobić? Właśnie o tym Wam opowiemy.
Webankieta to program do zbierania feedbacku
Za pomocą naszego programu możesz tworzyć ankiety online, testy wiedzy, quizy, sondy a także zbierać dane, np. e-maile.
Bez karty kredytowej · Zrezygnuj kiedy chcesz · Program zgodny z RODO
Ankieta po wydarzeniu, czyli…?
Zacznijmy od tego, że ankieta po evencie może być przeprowadzona w wielu formach. Tutaj skupimy się na badaniu online, które ma szansę dotrzeć najszybciej do największej grupy uczestników, nie narażając Cię przy tym na wysokie koszty przeprowadzenia badania. Oto kilka zasad, które powinny towarzyszyć Ci podczas tworzenia kwestionariusza:
- Krótko, szybko i na temat
To zasada, która powinna przyświecać każdej ankiecie. Dlaczego? Ponieważ długie, skomplikowane kwestionariusze zniechęcają do wzięcia udziału w badaniu. Wiadomo, że od respondentów chcemy uzyskać jak najwięcej informacji, jednak pytania musimy zadać w taki sposób, aby cały kwestionariusz wydawał się krótki i nieskomplikowany.
Dlatego najbardziej popularna ocena eventu to po prostu krótka ankieta wysyłana na adres e-mail uczestnika tuż po wydarzeniu. Jak długo po? To zależy. Nie warto wysyłać ankiety od razu gdy kurz po festiwalowym koncercie opadnie, a goście konferencji udadzą się na after party. Nie będą wtedy w stanie racjonalnie ocenić wydarzenia – jego obraz będzie pełen emocji. Odczekaj, najlepiej maksymalnie kilka dni, lecz nie dłużej. Wtedy z kolei narażasz się na ryzyko, że uczestnik nie będzie w stanie przywołać z pamięci jego szczegółów. Oto przykład tego, jak może wyglądać badanie:
- Nie zadawaj niepotrzebnych pytań
To doskonały sposób na skrócenie kwestionariusza. Za niepotrzebne uznajemy tu takie pytania, na które odpowiedzi możesz zdobyć sam. Chodzi np. o datę eventu (powinieneś sam zadbać o jej ustalenie) czy dane uczestnika, np. płeć (prawdopodobnie znasz ją po zakupie biletu).
- Pytania otwarte ogranicz do minimum
Z komentarzy i wypowiedzi otwartych można nauczyć się wiele, ale prawda jest taka, że mało kto ma tyle czasu i chęci, aby na Twoją ankietę poświęcić więcej niż kilka minut, Weź też pod uwagę to, że wypełnianie ankiety powinno być wygodne na różnych urządzeniach – w tym smartfonie czy tablecie. Udzielanie otwartych odpowiedzi na zbyt wiele pytań mogłoby być wtedy utrudnione i istnieje realna szansa, że respondent porzuci wypełnianie, zanim dojdzie do końca badania.
Webinar: Jak wysyłać ankiety na e-mail?
Wysyłka zaproszenia do badania na adres e-mail to najskuteczniejszy sposób na zachęcenie respondentów do udziału w badaniu. W trakcie webinaru dowiesz się jak zaprosić respondentów do badania posiadając ich adres email.
W każdy czwartek o 11:30
- Zadbaj o wygląd ankiety
To, jak wygląda Twoja ankieta jest niemniej ważne, niż jej treść. Zadbaj o odpowiednio dużą czcionkę, estetykę i podział pytań na strony. Możesz też zdecydować się na kwestionariusz przyciągający wzrok – opatrzony np. zdjęciem z wydarzenia. Im więcej uwagi przyciągniesz, tym bardziej prawdopodobne, że uczestnik zauważy Twoją ankietę wśród mnóstwa wiadomości, jakie codziennie trafiają na jego skrzynkę.
Reprezentując firmę zajmującą się organizacją wydarzeń zadbaj o to, aby kolorystyka ankiety była spójna np. z wyglądem Twojej strony internetowej, a w samym kwestionariuszu pojawiło się logo firmy. Dlaczego? Z dwóch podstawowych względów – uczestnik wydarzenia szybko skojarzy wydarzenie z organizatorem, a po drugie – będzie miał pewność, że ankieta pochodzi od Ciebie, a nie z jakiegoś zewnętrznego źródła.
- Poznaj uczestnika
W większości przypadków znasz imię tego, do kogo wysyłane jest zaproszenie do wypełnienia ankiety. Wykorzystaj tę wiedzę – w wiadomości zamiast suchego Szanowna Pani, użyj formy Pani Anno. Personalizacja wstępu do ankiety, jak i pytań wpłynie pozytywnie na odbiór ankiety przez uczestnika, a dzięki temu uzyskasz wyższy response rate.
Znasz imię respondenta, jednak inne informacje o nim są dla Ciebie tajemnicą? Ankieta to doskonały sposób na zgromadzenie podstawowych danych. Posłuży Ci do tego tzw. metryczka, czyli pytania dotyczące osoby wypełniającej ankietę, dzięki którym możesz przeprowadzić doskonałą analizę wyników. Porównasz jak event oceniany był przez osoby młodsze, a jak przez starsze, czy podobał się bardziej kobietom czy mężczyznom itd.
Głodni feedbacku, czyli gdzie publikować, aby otrzymać najwięcej wyników
To, że stworzysz świetną, przyjemną w wypełnianiu ankietę to dopiero połowa sukcesu. Teraz ważne jest to, aby ta ankieta dotarła do odpowiedniej grupy respondentów – w tym przypadku uczestników eventu. Przedstawimy Ci dwa sposoby dystrybucji badania – wybierz ten, który Twoim zdaniem ma szansę dotarcia do największej grupy odbiorców:
Aby uczestniczyć w wydarzeniu gość musiał kupić bilet. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że był to zakup online. Jeśli tak – masz szczęście, możesz wysłać zaproszenie do wypełnienia ankiety na jego adres e-mail. Pamiętaj, aby wiadomość z zaproszeniem była jak najbardziej spersonalizowana. Pierwsze pytanie ankiety możesz zadać już w jej treści, tak aby respondent płynnie mógł przejść do wypełnienia całości.
- link do ankiety na stronie lub w social mediach
Nie masz adresów e-mail uczestników? Nic straconego. Link do ankiety możesz umieścić w dowolnym miejscu. Przy ocenie eventu może być to funpage poświęcony wydarzeniu, strona związana np. z zespołem, który dawał koncert czy grupa fanów. Ankieta może być również dostępna na stronie internetowej organizatora. Jeśli wybierzesz tę opcję pamiętaj o jednym – link do ankiety powinien być czytelny i nieskomplikowany – uczestnik nie powinien obawiać się, że kliknięcie spowoduje przekierowanie na podejrzaną stronę. Może wyglądać np. tak: www.ocen-koncert.webankieta.pl lub www.jak-ci-sie-podobalo.eventorganizator.pl
Który z tych sposobów polecamy? Wysyłając zaproszenia na e-mail masz szansę uzyskać zdecydowanie wyższy response rate, ponieważ wiadomość trafia bezpośrednio do skrzynki adresata, zaadresowana jest właśnie do niego, dlatego jest mniejsze ryzyko, że ją zignoruje. Jednak nie oznacza to, że link do ankiety ustawiony na social media nie jest efektywny. Przeciwnie, w tym przypadku musisz po prostu zadbać o to, aby zobaczyło go jak najwięcej osób. Skup się tu jeszcze bardziej na grafice przyciągającej uwagę. Dobrym pomysłem może być też gratyfikacje, czyli np. 10% zniżki na kolejny koncert.
Wyniki i… co dalej? Jak najlepiej analizować feedback i wyciągać wnioski na przyszłość
Mimo, że ankiety wykorzystywane do oceny wydarzenia nie powinny być długie, ani skomplikowane, to warto spojrzeć na ich wyniki z innej perspektywy, niż tylko ogólne, zbiorcze zestawienia. Jasne, ogólne rezultaty badania dadzą Ci wgląd do poziomu zadowolenia z eventu, a analiza pojedynczych wypełnień pozwoli dotrzeć do komentarzy i wypowiedzi otwartych. Dlatego przygotowaliśmy kilka sposobów analizy, na które warto zwrócić uwagę:
Czyli coś, co pomoże Ci na kategoryzację opinii uczestników pod względem:
- danych respondenta (np. jak odpowiadały osoby powyżej 60 roku życia, a jak mieszkańcy małych miast),
- wystawionej oceny (jak na poszczególne pytania odpowiadały osoby zadowolone z wydarzenia, a jak krytycy).
To jedynie przykłady. Możesz filtrować zgromadzone informacje również pod względem czasu wypełnienia ankiety, innych zadanych w badaniu pytań czy cech respondenta. Więcej na ten temat przeczytasz w tematycznym poradniku.
To po prostu bardziej zaawansowane filtry. Dzięki nim oprócz wstępnej kategoryzacji feedbacku możesz zestawiać dane w jeszcze ciekawszy sposób i otrzymywać tym samym wgląd w bardziej szczegółowe dane. Oto przykłady tabeli, które możesz stworzyć:
- ocena eventu przez osoby mieszkające w mieście powyżej 100 tys. mieszkańców i mających powyżej 60 lat.
- oceny wystawione przez krytyków wydarzenia płci męskiej,
- wgląd do odpowiedzi kobiet, powyżej 30 roku życia, które oceniły wydarzenie pozytywnie.
Powiedzą Ci jak zmieniała się ocena eventu w czasie. To doskonały sposób na porównanie jakości i zadowolenia z wydarzeń organizowanych cyklicznie np. serii szkoleń czy konferencji. Na czytelnych wykresach zobaczysz wtedy jak zmieniał się poziom zadowolenia w wybranym przedziale czasowym, np. z tygodnia na tydzień czy miesiąca na miesiąc. Dzięki trendom szybko zauważysz kiedy nastąpił gwałtowny wzrost lub spadek satysfakcji uczestników i znajdziesz tego przyczynę.
Wszystkie wymienione wyżej funkcje pozwolą Ci na głębszy wgląd w uzyskany od uczestników feedback. Ich zastosowanie wbrew pozorom wcale nie musi nakładać na Ciebie dodatkowych obowiązków! Przeciwnie, raz stworzone filtry czy tabele krzyżowe pozwolą Ci na automatyczne stosowanie ich w przyszłych analizach, a dzięki temu szybciej uzyskasz dostęp dokładnie do tych wyników, które Cię interesują. Bez konieczności przedzierania się przez setki, a czasem nawet tysiące wypełnień.
Analiza wyników ankiety
Przeczytaj eBooka i dowiedz się jak zacząć analizę, z jakich metod najlepiej skorzystać i jak wyciągać z badań konkretne wnioski, tak aby ograniczyć Twój cenny czas i wysiłek.
Badaj co i kiedy chcesz!
Chyba już sam zauważyłeś, że ankieta to narzędzie, które daje Ci naprawdę spektrum działania. Jej główną zaletą jest uniwersalność. Kwestionariusz online możesz wykorzystać do oceny koncertu, meczu, wystawy czy nawet konferencji. Co więcej – wykorzystując szablon ankiety, dostosowanie do potrzeb Twojego wydarzenia zajmie Ci naprawdę niewiele czasu.
I pamiętaj – warto pytać, jednak samo pytanie to za mało. Ważne jest to, co zrobisz z uzyskanymi wynikami. Więcej o tym jak przerodzić wyniki badania w działanie i wprowadzić na ich podstawie realne zmiany przeczytasz w eBooku przygotowanym przez Webankietę.
Mamy nadzieję, że dzięki temu artykułowi nauczysz się regularnie wysłuchiwać głosu uczestników Twoich wydarzeń, a dzięki temu każdy event będzie jeszcze lepszy niż poprzedni. Trzymamy kciuki!
