Odchodzący pracownicy są cennym źródłem wiedzy o firmie. Feedback zebrany na zakończenie współpracy może usprawnić działanie firmy, począwszy od zarządzania w zespołach, po politykę wynagrodzeń i awansów. Co zrobić, żeby uzyskać jak najwięcej wartościowych informacji? Chcemy ułatwić wam to zadanie, dlatego przygotowaliśmy zestaw 12 pytań, które warto zadać w trakcie exit interview oraz gotowy do wykorzystania szablon kwestionariusza. Dobrej lektury!
Końcowy wywiad – czym jest ankieta exit interview?
Zacznijmy od wyjaśnienia, o co to całe zamieszanie. Głównym celem exit interview, zwanego zamiennie wywiadem końcowym, jest poznanie przyczyn odejścia pracownika z firmy. Ale to nie wszystko. W rękach sprawnych specjalistów badanie to może być źródłem wartościowych informacji na temat tego, jak odbierane są ogólne warunki pracy, relacje w zespole i z przełożonym, kultura organizacji, czy też szanse na rozwój.
Polskie firmy chętnie decydują się na to badanie. Według niedawnego opracowania HR Rebels, 61.8% organizacji realizuje exit interview, co czyni pytanie odchodzącego pracownika o feedback najpopularniejszym badaniem z obszaru HR. Kolejne miejsca zajmuje ocena satysfakcji (55.6%) oraz efektywności pracy (42.9%).
Dlaczego poznanie przyczyny odejścia pracownika jest istotne?
– Przeprowadzanie exit interview może pomóc firmom odkryć unikalne spostrzeżenia na temat jej kultury. Będąc nadal częścią organizacji, pracownicy mogą czuć opór przed dzieleniem się konstruktywną krytyką w obawie przed tym, że szczere odpowiedzi obrócą się przeciwko nim. Po podjęciu decyzji o zakończeniu współpracy z pracodawcą często stają się bardziej otwarci, chętniej wskazując obszary wymagające poprawy. Te unikalne wnioski powinny zostać przeanalizowane i, w uzasadnionych przypadkach, zastosowane przez firmę w celu poprawy środowiska pracy – tłumaczy Zbigniew Motak, dyrektor talent acquisition w DuckDuckGo.
Darmowy ebook: Ankiety dla HR od A do Z
W ebooku czekają na Ciebie gotowe szablony ankiet dla HR. Krok po kroku tłumaczymy też jak badać pracownikow przy użyciu ankiet online i jakie korzyści takie badania mogą przynieść zespołowi HR i całej firmie.
Zapraszając pracownika na exit interview, chcemy dowiedzieć się znacznie więcej niż tego, jaki był powód rezygnacji z pracy. Takie spotkanie to cenne źródło informacji na temat naszej firmy. Przyjmując na moment perspektywę odchodzącego pracownika, w exit interview dajemy znać, co w pracy oceniamy najniżej, a co działa bez zarzutu.
Oto pytania, które mogą pomóc w uzyskaniu wartościowego feedbacku.
Exit interview: Pytania, które warto zadać w trakcie rozmowy końcowej
Proces offboardingu w każdej organizacji może przybierać inną formę. Każdy zawód i stanowisko ma też typowe pytania, zarezerwowane dla swojej niszy. Pytania do exit interview dla menedżerów, będą się różnić od pytań zadawanych pielęgniarkom, policjantom czy stażystom w agencji marketingowej.
Jeśli zastanawiasz się, jak przeprowadzić exit interview w swojej firmie, przygotowaliśmy dla Ciebie zestaw 12 standardowych pytań, które mogą pomóc Ci w zebraniu cennych informacji od odchodzących pracowników. Użyj tego szablonu jako punktu wyjścia do stworzenia szkieletu wywiadu, optymalnego dla potrzeb Twojej organizacji.
Ankieta po odejściu pracownika
Dlaczego zdolni pracownicy odchodzą do konkurencji? Przeprowadź badanie exit interview – poznaj i wyeliminuj przyczyny odejścia.
Wszystkie szablony
Jaki jest główny powód twojego odejścia z firmy?
Pracownicy działu HR chcą zrozumieć powody, dla których osoby składają wypowiedzenia. Przyczyny mogą być rozmaite: przeprowadzka, zmiana kierunku kariery zawodowej, lepsze warunki zatrudnienia, biuro bliżej miejsca zamieszkania, atrakcyjny pakiet benefitów czy praca zdalna w większym wymiarze czasu.
Może się jednak zdarzyć i tak, że za większością zwolnień w danym dziale stać będzie niska kultura osobista menedżera, mobbing lub brak jasnych i sprawiedliwych dla wszystkich wytycznych dotyczących awansów i podwyżek. Warto obserwować wyniki badania, analizować trendy i reagować na sygnały ostrzegawcze.
Jak oceniasz ogólne warunki pracy w naszej firmie?
Exit interview to jedyna w swoim rodzaju okazja do tego, aby poznać najmocniejsze i najsłabsze strony organizacji i oferty zatrudnienia. Kiedy pracownik odchodzi, nie musi gryźć się w język w obawie przed karcącym spojrzeniem przełożonego, dlatego śmielej podzieli się wiedzą na temat tego, co w firmie wymaga poprawy.
Jeśli nie rozstajecie się w gniewie, zapewne wyliczy również to, co jest jej najmocniejszą stroną. Wiedza ta może przełożyć się na poprawę procesu rekrutacji, przyciągając potencjalnych pracowników do firmy, a także na ogólne usprawnienie przedsiębiorstwa.
Czego najbardziej oczekujesz od nowej pracy?
Tego typu informacja zwrotna może pomóc nam zrozumieć, czego brakuje w naszej ofercie. Dzięki temu będziemy mogli przemyśleć warunki pracy w naszej firmie na tle konkurencji, a także poprawić wizerunek pracodawcy w oczach obecnych i przyszłych pracowników.
Czy zapewniono ci optymalne warunki do tego, by z powodzeniem wykonywać swoje obowiązki?
Dobrze przygotowana rozmowa końcowa jest pomocna w zidentyfikowaniu niedociągnięć firmy. Dotyczy to nawet podstawowych obszarów, takich jak opis stanowiska pracy.
Nie bój się prosić o konstruktywną informację zwrotną na temat tego, czy organizacja zapewnia obecnym i przyszłym pracownikom niezbędne narzędzia i zasoby do efektywnego wykonywania ich obowiązków.
Jak oceniasz komunikację i współpracę z bezpośrednim przełożonym?
Warto przeprowadzić exit interview, aby dowiedzieć się, jak menedżerowie wykonują swoje obowiązki. Czy sprawiedliwie traktują podwładnych?
Powtarzające się negatywne informacje zwrotne na temat konkretnego przełożonego powinny zapalić czerwoną lampkę alarmową w głowie osoby z działu HR przeprowadzającej wywiad. Może to również działać w drugą stronę, czyli pozytywnej selekcji menedżerów do awansów, jeśli odchodzący pracownicy będą chwalić konkretnego przełożonego.
Czy przełożony w zrozumiały sposób komunikował cele i zadania?
Pytając w trakcie wywiadu końcowego o kulturę organizacyjną i ocenę współpracy pracownika z przełożonym, można dowiedzieć się, czy kierownicy odpowiednio tłumaczą zadania swoim podwładnym i wspierają ich w realizacji obowiązków.
Chaos w komunikacji może przełożyć się na niejasne zasady awansowania i przyznawania podwyżek w zespole. Jeśli pracownicy nie poznają celu swojej pracy, z czasem ich morale, a tym samym satysfakcja i zaangażowanie, spadną.
Czy otrzymywany feedback pozwolił Ci rozwinąć swoje umiejętności?
Każda dojrzała organizacja buduje unikatową, własną kulturę. Jedną z jej ważniejszych składowych jest umiejętności dzielenia się informacjami zwrotnymi na temat pracy pracownika i przełożonego.
Badanie exit interview to dobra okazja, by powiedzieć: sprawdzam i zweryfikować skuteczność tego procesu. Czy pracownicy otrzymują konstruktywną informację zwrotną i chętnie dzielą się swoimi spostrzeżeniami, nie zawsze pozytywnymi, z punktu widzenia kierownictwa lub zarządu?
Jak dalece prawdopodobne jest, że polecisz pracę w naszej firmie rodzinie lub znajomym?
Odpowiedź pracownika na klasyczne pytanie Net Promoter Score powie nam wiele o nastrojach panujących wśród ludzi zatrudnionych w firmie.
– Przeprowadzanie exit interview może pomóc firmom odkryć unikalne spostrzeżenia na temat jej kultury. Wnioski te powinny zostać przeanalizowane i, w uzasadnionych przypadkach, zastosowane przez firmę w celu poprawy środowiska pracy.
Zbigniew Motak, DuckDuckGo
To cenna informacja o zadowoleniu, lojalności pracowników oraz o tym, czy praca w naszej organizacji jest godna polecenia. Badanie NPS można rozszerzyć o pytania pogłębione, żeby dowiedzieć się od promotorów, co najbardziej podobało im się w miejscu pracy, a od krytyków usłyszeć, co należy poprawić w organizacji, by stała się atrakcyjniejszym miejscem pracy.
W jaki sposób nasza firma może usprawnić programy szkoleniowe?
Aby zatrzymać talenty w firmie, musisz pokazać, że zależy Ci na rozwoju pracowników. Podczas rozmowy końcowej zapytaj o kompleksową ocenę szkoleń oraz o to, co możesz poprawić, aby lepiej odpowiadały potrzebom pracowników.
Gdybyś mógł/mogła zmienić cokolwiek w swojej pracy lub firmie, co by to było?
Zaletą wywiadu z odchodzącym pracownikiem jest szczerość głosu, na jaki możesz liczyć. To dobry moment, żeby zapytać o to, co warto zmienić w organizacji konkretnego stanowiska pracy lub całej organizacji. Być może jedna odpowiedź nie da pełnego obrazu, ale badanie trendów na większej próbce respondentów pomoże określić kierunek ewentualnych zmian i wykryć sytuacje problemowe w firmie.
Czy dopuszczasz możliwość powrotu do firmy? Na jakich warunkach?
Jeżeli pracownik decyduje się na zmianę pracy z własnej woli, zespół HR może zadać kilka dodatkowych pytań, aby lepiej poznać przyczyny takiego kroku. Jedną z popularnych opcji jest zapytanie, czy odchodzący pracownik byłby gotowy na powrót do organizacji na zajmowane dotychczas lub inne stanowisko. Warto przy tym zapytać, jakie warunki musiałyby zostać spełnione (wyższa pensja, inny przełożony, nowy zakres obowiązków), aby dowiedzieć się więcej na temat oferty konkurencji.
Masz inne uwagi, którymi chcesz się z nami podzielić?
Bez względu na to, jak dobre pytania przygotujesz na exit interview, stwórz możliwość odchodzącemu pracownikowi do dodania czegoś od siebie (poza szablonem ankiety). To cenny feedback, który może się przydać do poprawy praktyk związanych z zarządzaniem w organizacji, czy też procesami HR.
Jeśli przygotowujesz kwestionariusz, postaw na pytanie otwarte, aby każdy respondent mógł swobodnie na nie odpowiedzieć, bez sugerowania się propozycjami.
Będąc nadal częścią organizacji, pracownicy mogą czuć opór przed dzieleniem się konstruktywną krytyką w obawie przed tym, że szczere odpowiedzi obrócą się przeciwko nim. Po podjęciu decyzji o zakończeniu współpracy z pracodawcą często stają się bardziej otwarci.
Zbigniew Motak, DuckDuckGo
Jak przeprowadzić exit interview – podsumowanie:
Rozmowy z odchodzącymi pracownikami mogą przynieść twojej organizacji wiele korzyści. Jak każde dobre badanie HR, wymagają jednak odpowiedniego przygotowania. Przed rozpoczęciem zbierania feedbacku, zadbaj o następujące kwestie:
- Timing ma znaczenie – przeprowadź ankietę na koniec offboardingu
- Zadbaj o to, by odchodzący pracownik czuł się komfortowo na spotkaniu
- Przygotuj z wyprzedzeniem pytania i szablon badania exit interview
- W pierwszej kolejności słuchaj, dopytuj, żeby uzyskać więcej informacji
- Pamiętaj, że zapewne nigdy nie otrzymasz tak szczerego feedbacku od pracowników
Skuteczna rozmowa końcowa wymaga oddania głosu odchodzącemu pracownikowi i wysłuchaniu jego opinii, nawet najbardziej krytycznych. Najczęściej rozmowa odbywa się twarzą twarz ze specjalistą HR, który ma przygotowany kwestionariusz badania. Czasem rozmowa odbywa się drogą telefoniczną lub z pomocą narzędzi komunikacji online.
Rosnącą popularnością, również w kontekście exit interview, cieszą się ankiety HR wysyłane mailem. Nie jest łatwo zastąpić wywiad twarzą w twarz (każda z form ma swoje wady i zalety), lecz profesjonalne oprogramowanie do badań online może pomóc w tworzeniu kwestionariuszy, analizie danych, raportowaniu i dzieleniu się wiedzą w organizacji.
