Praca zdalna rodzi konflikty! Dowiedz się jak im zapobiegać (ankiety online dla HR)

Home office – dla jednych dobra wiadomość, dla innych udręka. A od wybuchu pandemii prawie dla wszystkich – konieczność. Ani firmy, ani pracownicy nie mieli czasu na odpowiednie przygotowanie się do pracy zdalnej, co dotyczy zarówno sprzętu i warunków, jak i (a może nawet przede wszystkim) przygotowania psychicznego. Czy prawie rok od rozpoczęcia lockdownu widać tego konsekwencje? Z badań instytutu Reuters, wynika, że tak:

42% osób podczas pracy zdalnej odnotowało u siebie spadek kreatywności. 77% badanych uważa, że home office utrudnia budowanie relacji w zespole, co prowadzi nie tylko do obniżenia jakości pracy, ale powoduje też… konflikty.

Celem tego artykułu nie jest udowodnienie, że praca zdalna to zły pomysł, który wiąże się tylko z negatywnymi konsekwencjami. Przeciwnie – chcemy pokazać, że wykorzystując nowoczesne technologie – w tym możliwość przeprowadzania ankiet online, można nie tylko trzymać rękę na pulsie pracownika podczas home office, ale maksymalnie wykorzystać ten czas – z korzyścią i dla firm, i dla zespołu.

Dlaczego praca zdalna rodzi problemy?

Na bazie wyników ankiety Reuters Institute i artykułu Wirtualnej Polski możemy wyróżnić kilka podstawowych problemów, związanych z pracą zdalną. Podzielmy je na dwie grupy – pierwsza dotyczy trudności, z jakimi mierzą się pracownicy:

• brak odpowiednich warunków pracy – mimo, że większość firm wyposaża swoich pracowników w niezbędny sprzęt, np. laptop,telefon, to większość z nas nie jest w stanie stworzyć w domu warunków identycznych do pracy w biurze. Problemem może być nie tylko technika, w tym np. jakość połączenia internetowego, ale i obecność innych domowników lub współlokatorów,

• zastąpienie bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami i przełożonymi, wymianą e-maili i rozmowami na czacie, co utrudnia zrozumienie emocji i rodzi konflikty,
• zmiana trybu spotkań na wirtualne, a przy tym konieczność “nauczenia się” obsługi nowych programów, zastąpienia szkoleń i spotkań webinarami, co dla osób które przez całą swoją karierę prowadziły i uczestniczyły w spotkaniach w sposób tradycyjny (twarzą w twarz) stanowi duże wyzwanie,
• problem z rozdzieleniem pracy i życia prywatnego – poczucie, że pracownik nigdy nie “wychodzi” z pracy,
• spadek kreatywności wywołany brakiem bezpośredniego kontaktu z innymi członkami zespołu i problem z odtworzeniem tzw. burzy mózgów (szczególnie dotkliwe dla zawodów wymagających kreatywności – np. graficy, animatorzy, pracownicy marketingu).

Druga grupa to problemy, które dotyczą osób decyzyjnych i całego funkcjonowania organizacji:

• brak możliwości stałego monitorowania pracy zespołu, w takim stopniu jak podczas pracy w biurze,
• utrudniona ocena pracy podwładnych – brak bezpośredniego kontaktu,
• konieczność zrezygnowania z benefitów, podnoszących poziom motywacji w zespole, np. karty Multisport, dostawy owoców do biura itd.
• brak możliwości organizacji aktywności integrujących zespół, takich jak cykliczne spotkania, wyjścia integracyjne.

Jak ankieta online pomaga w pracy zdalnej?

Kontakt online nigdy nie zastąpi bezpośredniej pracy z własnym zespołem. Jednak istnieją narzędzia, dzięki którym można zrekompensować braki i ograniczyć do minimum negatywne aspekty pracy zdalnej. Jednym z nich jest właśnie ankieta online.

Jako eksperci z zakresu badań pracownika, wyróżniliśmy trzy podstawowe rodzaje badań HR, które pomogą w rozwiązaniu wymienionych wcześniej problemów i ułatwią organizację i przebieg codziennej pracy zdalnej: 

1. Pulse Check Survey 

To najbardziej uniwersalne z zaproponowanych przez nas badań wykorzystywanych przez HR podczas home office. Dzięki niej w szybki sposób można zbadać wszystkie obszary ważne dla firmy, takie jak: organizacja, zaangażowanie, ocena, rozwój i relacje.

Pulse Check Pracownika to badanie, które charakteryzuje zwięzłość i dużą częstotliwość. Przeprowadzane jest w tzw. falach, zdecydowanie częściej niż tradycyjne badanie satysfakcji, bo co kwartał, miesiąc, a nawet – co tydzień. Eksperci z Webankiety przygotowali szablon badania Pulse Check pracowników, dzięki któremu otrzymasz gotowy zestaw pytań, który wystarczy nawet na rok regularnego badania pracowników. Na naszym blogu przeczytasz też więcej na temat tego jak przeprowadzać badanie Pulse Check Survey. 

2. Badanie nastroju pracownika

Ten rodzaj badania służy przede wszystkim do prostej i szybkiej diagnozy problemów, z jakimi może zmagać się każdy z pracowników. W sytuacji braku bezpośredniego kontaktu, na podstawie wymiany maili, a nawet rozmów video trudno ocenić w jakiej kondycji psychicznej znajdują się członkowie zespołu. Dlatego wśród zalet badanie nastroju pracownika wymienić można m.in.:

• prosty sposób prowadzenia badania – wysyłane regularnie na adres e-mail pracownika,
• dostęp do gotowego szablonu z możliwością jego dostosowania do specyfiki firmy, a nawet działu,
• łatwe porównanie wyników badania w czasie, dzięki czemu szybko zauważyć można spadki nastroju lub niepokojące symptomy u pojedynczego pracownika lub np. zespołu, działu,
• większa swoboda wypowiedzi – pracownik łatwiej podzieli się w ankiecie prawdziwymi emocjami i wrażeniami niż podczas rozmowy twarzą w twarz.

3. Raport pracy zdalnej

To potężne narzędzie w rękach pracodawcy, które przypadnie do gustu, szczególnie tym z nich, którym zależy na utrzymaniu maksymalnej kontroli nad pracą zespołu. W przykładowej ankiecie znajdują się pytania dotyczące aspektów obszarów home office – wykonywania codziennych obowiązków, miejsca i przygotowania do pracy, rozplanowania przerw czy nawet nastroju pracownika.

Ankieta raport pracy zdalnej doskonale sprawdzi się:

• w przypadku dużych organizacji, w których niemożliwa jest inna forma kontroli pracowników, ze względu na ich liczbę,
• w branżach, w których terminowość realizacji zadań ma kluczowe znaczenie,
• w firmach, w których wcześniej wystąpił problem z egzekwowaniem wykonywania obowiązków służbowych,
• w stosunku do nowych lub niedawno zatrudnionych pracowników, którzy potrzebują większej uwagi i kontroli przy stawianiu pierwszych kroków w karierze w Twojej firmie.

Komunikacja wewnętrzna w firmie podczas pracy zdalnej

Poza wymienionymi wyżej przykładami, ankiety można wykorzystać również do usprawnienia komunikacji wewnętrznej w zespole w trybie pracy zdalnej. Formularze online mogą przydać się w sytuacjach, takich jak:

• organizacja pracy biurowej – np. kiedy ktoś chce przyjść do biura, jeśli obowiązuje limit osób w pokojach,
• głosowanie online np. na pracownika roku, najbardziej koleżeńską osobę itd., czyli wszystkie wewnętrzne firmowe plebiscyty, które mimo zmiany warunków pracy mogą przecież odbywać się tak, jak zwykle. W osobnym artykule wyjaśniamy jak przeprowadzić głosowanie online w Twojej firmie,
• umawianie się na wirtualne spotkania – próba zastąpienia wyjść integracyjnych i wspólnej kawy w biurowej kuchni spotkaniami online. Ankieta pomoże dobrać optymalną dla większości datę i godzinę oraz zagłosować na aktywność, którą chcecie razem podjąć (np. wspólne oglądanie zdjęć z ubiegłego roku, picie kawy, karaoke online, gry)

Wykorzystaj badania pracowników do usprawnienia pracy zdalnej

Prowadząc badania w Webankiecie masz dostęp do kilkudziesięciu gotowych szablonów ankiet, dzięki którym badania HR mogą być gotowe do wysyłki nawet w kilka minut. Wzory ankiet można dostosować do potrzeb organizacji w bardzo prosty sposób, przez dodawanie pytań, zmianę ich kolejności i treści itd. 

Już teraz przetestuj konto Webankieta.pl za darmo przez 14 dni. W poszukiwaniu inspiracji zapraszamy również do naszego poradnika. Powodzenia!